Unsere Vision ist es, Zeitgeschichte nicht nur zu bewahren, sondern für alle nutzbar zu machen, insbesondere aus den Bereichen Journalismus, Wissenschaft, Kultur und Bildung. Wir wollen möglichst viele Menschen erreichen und setzen deshalb konsequent auf die Digitalisierung unserer Bestände. Auch intern denken wir neu und arbeiten an einem agilen Organisationsmodell. Seien Sie dabei!
Für den Standort Potsdam-Babelsberg suchen wir ab sofort eine
Assistenz mit den Schwerpunkten Vorstandssekretariat und Facility Management (m/w/d)
Assistenz mit den Schwerpunkten Vorstandssekretariat und Facility Management (m/w/d)
Ihre Aufgaben - das erwartet Sie:
Sie sind vielseitig versiert, kommunikationsstark und haben Spaß daran, KollegInnen aus verschiedenen Fachbereichen mit Ihrem Know-how zu unterstützen? Sie verstehen sich als Dienstleister und arbeiten gerne selbstorganisiert und lösungsorientiert? Dann freuen wir uns, Ihnen Ihre künftigen Aufgaben näher vorzustellen:
Ihr Profil - das bringen Sie mit:
Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich bzw. Office-Management; Praxiserfahrung im Gremien-/Sitzungsmanagement und in der Protokollführung sind von Vorteil
Souveräner Umgang mit den M365-Programmen
Sehr gute Deutschkenntnisse
Sprachliches Geschick und die Fähigkeit, auch komplexe Sachverhalte verständlich zu vermitteln
Verantwortungsbewusste und verbindliche Persönlichkeit mit diplomatischem Geschick und freundlicher Ausstrahlung
Organisationstalent, Flexibilität und Dienstleistungsorientierung
Selbständige, lösungsorientierte und zupackende Arbeitsweise
Agiles Mindset:
Kontaktfreude, Neugier und Einsatzbereitschaft
Proaktives, selbständiges Lernen und Ausprobieren
Kooperationsbereitschaft sowie ausgeprägter Teamgeist, für den das Teamergebnis im Mittelpunkt steht
Fähigkeit zur Selbstreflexion und zum Feedback
Ihre Aufgabenschwerpunkte für das Vorstandssekretariat (50% der Arbeitszeit):
Besprechungsorganisation - insbesondere von Geschäftsleitungs- und Verwaltungsratssitzungen:
Organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Sitzungen/ Terminen und Überwachung bzw. Einhaltung von Fristen
Erstellung und Abstimmung von Tagesordnungen, Protokollen und sonstiger Unterlagen
Erstellung von Geschäftskorrespondenz sowie Archivierung relevanter Unterlagen
Büroorganisation: unter anderem Klärung von Sachverhalten, Reiseorganisation und -abrechnung, interne und externe Kommunikation
Ihre Aufgabenschwerpunkte im Facility Management (50% der Arbeitszeit):
Koordinierende und organisierende Tätigkeiten im Rahmen des Haus- und Gebäudemanagements (u.a. Büroeinrichtung, Reinigung und Pflanzenpflege, Dienstausweis- und Parkkarten-Management)
Betreuung von Veranstaltungen inhouse (Bestuhlung, Organisieren und Bereitstellen von Getränken und Catering, etc.)
Ansprechperson für die Mitarbeitenden des DRA sowie den rbb und von ihm beauftragte Fremdfirmen in allen Belangen, die das Gebäudemanagement des DRA betreffen
Das bieten wir Ihnen:
Tolle Kolleginnen und Kollegen in einem Arbeitsumfeld auf dem Weg zur Agilität
Mobiles Arbeiten auf Gleitzeitbasis in einem flexiblen Zeitrahmen zwischen 6:00 und 20:00 Uhr
Attraktive tarifgebundene Vergütung nach VG 7 MTVhr
Pro Kalenderjahr: 31 Tage Urlaub, plus zwei Gesundheitstage und arbeitsfrei am 24. und 31. Dezember
Zuschuss zum ÖPNV, ggf. arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung
Familienfreundlichkeit, Kinderzuschlag, Unterstützung bei Pflegesituationen
Gezielte und individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten
Förderung von Chancengleichheit im Berufsleben
Vollzeitstellen (38,5h/W) sind grundsätzlich teilbar
Klingt spannend?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum
10. August 2025 !
Wir planen die Interviews im mehrstufigen Verfahren ab der KW 35 .
Kerstin Schulz
dra-bewerbung@dra.de
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