Ihre Aufgaben
werden sein
1. Konzeption und Aufbau eines zentralen DMS-/E-Akte-Templates für die gesamte Verwaltung und Teilprojektleitung bei der Einführung dieser vorgangsbezogenen Schriftgutverwaltung
2. Erfassung, Analyse und Priorisierung fachlicher Anforderungen aus Verwaltung, Organisation und Fachbereichen
3. Beratung der Fachbereiche zu Dokumentenmanagement, Registraturprozessen und digitalen Verwaltungsabläufen
4. Entwicklung von Soll-Konzepten für Verwaltungsprozesse, digitale Vorgänge, Metadaten und Ablage
5. Übersetzung fachlicher Anforderungen in Systemspezifikationen für IT
6. Konzeption eines rollenbasierten Berechtigungsmodells
7. Mitwirkung bei der Toolauswahl und -einführung
8. Enge Zusammenarbeit mit IT, Datenschutz, Informationssicherheit und Fachbereichen
9. Qualitätssicherung der Aktenführung (Vollständigkeit, Konsistenz, Metadatenqualität, Ordnungsmäßigkeit)
10. Schulung, Befähigung und Support für Anwender*innen in Verwaltung und Fachbereichen
11. Unterstützung beim Change-Management
Was Sie mitbringen
12. Abgeschlossenes Hochschulstudium (Verwaltungswissenschaften, Informationsmanagement o.ä.) oder Beschäftigtenlehrgang II (BL II / Verwaltungsfachwirtin) bzw. vergleichbare Qualifikation
13. Erfahrung in der Einführung, Begleitung und Nutzung moderner DMS- und E-Akten-Systeme sowie digitaler Registraturarbeit
14. Sehr gute Kenntnisse der Schriftgutverwaltung und ordnungsgemäßen Aktenführung, idealerweise aus der öffentlichen Verwaltung (Kommunen/Ministerien)
15. Kenntnisse relevanter Regelwerke und Standards (z. B. DSGVO, Aktenpläne)
16. Berufserfahrung in einem Organisationsreferat oder im Verwaltungsmanagement
17. Kenntnisse im Prozess- und agilen Projektmanagement
18. Projekterfahrung in Digitalisierungsprojekten der Verwaltung
19. IT-Verständnis im Verwaltungskontext (Schnittstelle zur IT ohne technische Spezialrolle)
20. Erfahrung im Umgang mit KI-Anwendungen oder die Bereitschaft, sich in entsprechende Systeme einzuarbeiten
21. Idealerweise Kenntnisse im M365-Umfeld (SharePoint, Teams, Outlook)
22. Sehr strukturierte, analytische Arbeitsweise und ausgeprägtes prozessuales Denkvermögen
23. Fähigkeit, komplexe Sachverhalte und rechtliche Anforderungen verständlich aufzubereiten und praxisnah zu übersetzen
24. Lösungsorientierte Kommunikation und Moderationskompetenz
25. Präzises, selbstständiges, verantwortungsbewusstes Arbeiten sowie Freude an der Gestaltung moderner Verwaltungsprozesse
Das bieten wir Ihnen
Im Rahmen eines auf drei Jahre befristeten Arbeitsverhältnisses bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 13 TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.
Was Sie von uns erwarten können
26. Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
27. Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
28. Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
29. Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
30. Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.