Innovativ. Interdisziplinär. International – mit diesen drei Worten lässt sich in aller Kürze zusammenfassen, was die Universität Tübingen zu einer Spitzenuniversität macht. Denn wir sehen uns in der Verantwortung, durch exzellente Forschung und Lehre Lösungen für die Herausforderungen der Zukunft in einer globalisierten Gesellschaft zu finden.
Das Dezernat Studierende der Universität Tübingen ist für die Verwaltung und Beratung von mehr als 28.000 Studierenden zuständig. Die Aufgabengebiete reichen von den Bewerbungs- und Zulassungsverfahren und die Einschreibung über die Prüfungsverwaltung bis hin zur Exmatrikulation. Wir verfolgen ein serviceorientiertes Konzept und digitalisieren konsequent die Kommunikations- und administrativen Ablaufprozesse für deutsche und internationale Studierende. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine/n
Dezernatsassistenten/in (m/w/d; 50 %, E 6 TV-L unbefristet)
zur Unterstützung der Dezernatsleitung sowie des Leiters des Prüfungsamtes.
Als Dezernats-/Abteilungsassistenz im Dezernat Studierende sind Sie ein wesentlicher Bestandteil des Teams, das sich um die Belange der Studierenden kümmert. Sie unterstützen das Dezernat und das Prüfungsamt bei der Verwaltung von studentischen Angelegenheiten und tragen dazu bei, ein unterstützendes und effizientes Umfeld für die Studierenden zu schaffen.
Aufgaben
* Allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben innerhalb des Dezernats
o Bearbeitung der Post, allgemeine Korrespondenz und Mailverkehr, Terminverwaltung
o Protokolle interner Besprechungen (Dezernats- und Abteilungsbesprechungen)
o Planung und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen
o Finanzverwaltung und Erstellen entsprechender Reports
o Durchführung von Bestellungen
o Sonstige Verwaltungsaufgaben
* Beantwortung allgemeiner Anfragen von Studierenden und Studienbewerber/innen
* Erstellen von Transcripts (Leistungsaufstellungen) auf Basis von Informationen in der Datenbank der Universität
Profil
* Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare abgeschlossene Ausbildung
* Sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen insbesondere Word, Excel und PowerPoint sowie die Bereitschaft, sich in weitere Programme einzuarbeiten
* Sicheres und freundliches Auftreten, Eigeninitiative, Organisationstalent und gute Umgangsformen
* Teamfähigkeit
* Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten
Wir bieten Ihnen eine eigenverantwortliche Tätigkeit mit Gestaltungsmöglichkeiten sowie die Arbeit im Team, ein strukturiertes Onboarding-Programm, attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, die Möglichkeit zu teilweisem Home-Office, betriebliches Gesundheitsmanagement, betriebliche Altersvorsorge, sowie einen Zuschuss zum Deutschlandjobticket.
Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Die Universität Tübingen setzt sich für die Ziele der Gleichstellung und Diversität ein und fördert aktiv Chancengleichheit.
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