Wir suchen eine engagierte und strukturierte Verwaltungskraft, die in der Medizinischen Klinik und Poliklinik I ein wichtiges Glied im Team sein möchte. Die Verwaltung mit Weitblick – Ihre neue Aufgabe!
Sie sind verantwortlich für das Abwesenheitsmanagement, organisieren das Gleitzeitmanagement, bearbeiten Rechnungen und fungieren als Ansprechpartner für Rückfragen.
Das Team umfasst unter anderem die Kardiologie, Nephrologie, Pneumologie, Endokrinologie, Akutgeriatrie sowie internistische Intensiv- und Notfallmedizin. Gemeinsam stellen wir eine reibungslose Versorgung und Organisation sicher.
Ihr Aufgabengebiet
* Verwaltung von Krankmeldungen und Abwesenheiten: Sie organisieren das Abwesenheitsmanagement und behalten Fristen im Blick.
* Gleitzeitmanagement: Sie sind zentrale Anlaufstelle für Fragen, Auskünfte und Verwaltung rund um das Arbeitszeitkonto.
* Rechnungsworkflow: Sie bearbeiten Rechnungen für das Haus, inklusive Mahnwesen und fungieren als Ansprechpartner:in für Rückfragen.
* Verwaltung der Drittmittelkonten (intern): Sie unterstützen bei der Übersicht und Pflege der internen Drittmittelkonten der Klinik.
* Neueinstellungs- und Urlaubsworkflow: Sie begleiten Neueinstellungen von Ärzt:innen administrativ, genehmigen Urlaube von Angestellten (inkl. Sonderprojekte wie SFB).
* Personaladministration: Sie koordinieren Einstellungen, Verlängerungen, Umsetzungen und Verrechnungsänderungen bei Angestellten und Hilfskräften.
* Pflege von Kliniklisten: Sie führen Übersichten wie die Liste der Blutentnahmekräfte, organisieren Betriebsarzttermine und behalten die Peronallisten (v. a. Angestellte) stets aktuell.
* Zielorientierte Datenpflege: Sie aktualisieren regelmäßig die Personal-Tabelle zur strategischen Personalplanung.
Das Profil
* Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs-, kaufmännischen oder medizinischen Bereich
* Erfahrung in administrativen Prozessen – idealerweise im Klinik- oder Hochschulbereich
* Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
* Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Excel und Outlook)
* Teamfähigkeit, Diskretion und Kommunikationsstärke im Umgang mit Mitarbeitenden und Führungskräften
Wir bieten attraktive Bezahlung nach TV-L inkl. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge, umfassende Betriebssportangebote, eigene Betriebskindertagesstätte und Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.