Zweite Assistenzkraft des Bürgermeisters (m/w/d)
Wir suchen Sie für das Vorzimmer des Beigeordneten für Wirtschaft, Finanzen und Beteiligungen der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist zum 01.01.2026 und unbefristet zu besetzen.
Die Landeshauptstadt Stuttgart ist mit mehr als 15.000 Mitarbeitenden einer der größten Arbeitgeber der Region. Im Referat Wirtschaft, Finanzen und Beteiligungen agieren Sie an der Nahtstelle zwischen den Bürger/‑innen dieser Stadt, dem Gemeinderat mit seinen Ausschüssen einerseits und unseren Fachämtern, Beteiligungsgesellschaften sowie den anderen Ämtern und Referaten andererseits.
Aufgaben
* Zu Ihren Aufgaben zählen die Entgegennahme und Beantwortung telefonischer Anfragen sowie die Bearbeitung ausgehender Post und die selbstständige Korrespondenz im Rahmen Ihrer Aufgaben
* Sie überwachen im EDV-basierten Ratsinformationssystem ALLRIS den Eingang und die termingerechte Erledigung von Mitzeichnungsvorgängen und die Beantwortung von Anträgen. Zudem nehmen Sie nach Abstimmung mit dem Persönlichen Referenten die Aufgabenzuordnung innerhalb des Geschäftskreises vor
* Darüber hinaus bereiten Sie Glückwunschschreiben und ähnliche persönliche Schreiben des Bürgermeisters vor und pflegen die zentrale Adressdatei des Referats
* Die Unterstützung der Referent/-innen des Bürgermeisters zählt ebenfalls zu Ihren Aufgaben
* Sie helfen bei der Terminvorbereitung der Sitzungen des Verwaltungsausschusses und des Ausschusses für Wirtschaft und Wohnen
* Die Vertretung der Erstkraft bei Krankheit oder Urlaub rundet Ihr Aufgabengebiet ab.
Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabenbereichs bleibt vorbehalten.
Profil
* Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/‑r oder als Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare abgeschlossene dreijährige Ausbildung mit Bezug zur Verwaltung bzw. der Befähigung für die Erfüllung der oben genannten Aufgaben
* Einschlägige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Vorzimmerbereich, gerne im Umfeld eines vergleichbaren Leitungsbereichs
* Sicheres und freundliches Auftreten, sehr gute kommunikative Fähigkeiten
* Sehr gute EDV-Kenntnisse, insb. in den MS-Office-Anwendungen, Kenntnisse eines Ratsinformationssystems (ALLRIS) sowie die Handhabung von Videokonferenzen sind von Vorteil
* Das Beherrschen der deutschen Sprache mit guter Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
Wir bieten
* Weil Sicherheit und Wertschätzung zählen: einen zukunftssicheren Arbeitsplatz, betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung, Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte – bis zu 150 € monatlich, attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart
* Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, teilweise mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten, Gesundheitsmanagement und Sportangebote
* Gemeinsam wachsen: persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
* Umweltfreundlich unterwegs: ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV, das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad“
* Kleine Extras, die Großes bewirken: vergünstigtes Mittagessen, Rabatte und Angebote über Corporate Benefits
Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 8 TVöD.
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