Wir suchen eine freundliche, professionelle und serviceorientierte Persönlichkeit, die unseren Empfangsbereich mit Engagement und Organisationstalent bereichert.
Aufgaben
* Sie empfangen und betreuen unsere Gäste, Geschäftspartner und Ärzte mit einer freundlichen und professionellen Ausstrahlung
* Sie steuern die Telefonzentrale und sind die erste Ansprechperson für Anfragen – stets souverän und serviceorientiert
* Sie koordinieren Besuchstermine und informieren die jeweiligen Ansprechpartner über ankommende Gäste
* Sie unterstützen bei der Planung und Durchführung firmeninterner Events und Meetings – von der professionellen Raumvorbereitung über die Koordination des Caterings bis hin zur technischen Betreuung vor Ort
* Sie führen administrative Aufgaben durch, wie die Pflege von Telefon- und Adresslisten, allgemeine Korrespondenz sowie die Bearbeitung von Dokumenten in Microsoft 365 (Office), Teams und idealerweise SAP
* Sie unterstützen in der Reiseorganisation für Besucher und interne Mitarbeiter (z. B. Buchung von Shuttles)
* Sie organisieren und verwalten Besprechungsräume – von der Terminvergabe bis zur Ausstattung mit Getränken oder Präsentationsmaterial
* Sie stellen sicher, dass unser Empfangsbereich stets repräsentativ und gut organisiert ist
Anforderungen
* Hervorragende Umgangsformen und ein gepflegtes Erscheinungsbild sind für Sie selbstverständlich
* Sie haben Freude am Umgang mit Menschen, treten stets souverän und zuvorkommend auf
* Sie verfügen über exzellente Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse
* Sie zeichnen sich durch ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein aus und arbeiten stets diskret und zuverlässig – dabei sind Sie eine wertvolle Unterstützung im Team und tragen zu einem harmonischen Arbeitsumfeld bei
* Der sichere Umgang mit Microsoft 365 (Office) und Teams ist Ihnen vertraut. Idealerweise bringen Sie auch Kenntnisse in SAP mit
* Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Hotelkauffrau/-mann, Veranstaltungskauffrau/-mann, Bürokauffrau/-mann oder vergleichbar)
* Sie haben bereits Erfahrung im Empfangsbereich, in der Hotellerie oder in einer vergleichbaren Position gesammelt
Vorteile