Du bist die zentrale Schnittstelle im Hintergrund: Du koordinierst Termine, übernimmst die E-Mail-Kommunikation, hältst Aufgaben nach und sorgst mit deiner strukturierten Arbeitsweise dafür, dass unsere Abläufe effizient, digital und nachvollziehbar bleiben.
Du bringst Ordnung in komplexe Zusammenhänge und entwickelst unser Backoffice mit gezielten (Teil-)Projekten weiter – z. B. durch die Erstellung von Checklisten, Anleitungen oder Optimierung der digitalen Buchhaltung.
Du entlastest die Geschäftsleitung und das Team im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Informationen, Aufgaben und Termine strukturiert koordiniert werden.
✔ Du dokumentierst Meetings mithilfe von KI-Tools und bereitest daraus präzise Protokolle und Aufgabenlisten zur Weiterverfolgung auf.
✔ Du trackst interne Aufgaben, erinnerst an Deadlines und unterstützt dabei, Projekte pünktlich und geordnet umzusetzen.
✔ Du bearbeitest eigenständig kleine Projekte zur digitalen Weiterentwicklung unseres Backoffice – z. B. zur Optimierung von Ablagestrukturen, Buchhaltungsprozessen oder Vorlagen.
✔ Du bist zentrale Ansprechperson für unsere Liegenschaften (Facility Management): Du kümmerst dich um Energieversorgung, Ablesungen, Reinigung und Kommunikation mit Dienstleistern und Mietern.
✔ Du bringst dich aktiv ein, wenn es darum geht, digitale Ordnung zu schaffen: Du hilfst bei der digitalen Ablage, beim Bereinigen von Laufwerken und dem Strukturieren von Dokumenten.
Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
Idealerweise hast du Erfahrung als Teamassistenz oder Officemanagement.
Auch als Quereinsteiger mit analytischen und organisatorischen Fähigkeiten bist du uns willkommen.
Du legst viel Wert auf eine lösungsorientierte, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise.
Du liebst es, Dinge zu organisieren, Aufgaben zu sortieren und für Transparenz und Ordnung zu sorgen – egal ob im Kalender, im Posteingang oder im Dateisystem.
Du bist digital affin und routiniert im Umgang mit Tools wie Outlook, Excel, Teams, digitalen Notiz- und Aufgaben-Tools sowie idealerweise KI-gestützten Anwendungen.
Dein Deutsch ist sehr gut in Wort und Schrift und dein Englisch ist sicher für die Kommunikation mit unseren internationalen Kunden und Geschäftspartnern.
Sicher & fair: Ein krisensicherer Arbeitsplatz mit unbefristetem Vertrag – plus ein Gehalt, das deiner Verantwortung gerecht wird.
&##Strukturiertes Onboarding: Wir nehmen uns Zeit für dich – mit individueller Einarbeitung, 1:1-Training und klarer Prozessübersicht.
&##Team mit Rückhalt: Ein motiviertes, hilfsbereites Team und eine Arbeitsatmosphäre, in der man gerne zusammenarbeitet.
&##Kurze Wege, klare Kommunikation: Wir leben flache Hierarchien und offene Kommunikation – Entscheidungen werden bei uns nicht aufgeschoben.
&##Flexibel bleiben: Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten und bekommst die Chance, dich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln.
&##Einmal durchatmen: Jeden Monat erwartet dich eine kostenlose Massage direkt im Haus – deine kurze Auszeit inklusive.
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