Wir sind ein familiengeführtes renommiertes Unternehmen und suchen eine Assistenz (m/w/d) der GeschäftsführungUnterstützung des laufenden Geschäftsbetriebs einer Dienstleistungsgesellschaft für die Verwaltung von Immobilien und eines Forstbetriebs mit anfangs klarem Schwerpunkt auf buchhalterischer Zuarbeit und im weiteren Verlauf die Übernahme von mehr Tätigkeiten. Die Rolle ist operativ, strukturiert und darauf ausgelegt, Prozesse zu stabilisieren. Langfristig wirst Du als Assistenz (m/w/d) die Prozesse automatisieren und modern mit KI-Tools wie Claude oder GPT gestalten.Deine Aufgaben und Dein Beitrag zum Erfolg:Buchhaltung anfangs 70% der Tätigkeit: (später nach Automatisierung weniger)Vorbereitende Buchhaltung für Steuerberater und Prüfungen (keine eigenständige Abschlusserstellung)Sicherstellung einer vollständigen, nachvollziehbaren und strukturierten DokumentationZuordnung von Belegen, Rechnungen und KontoauszügenPflege und Aufbereitung von Buchhaltungsdaten in MS ExcelOrdnungsgemäße digitale Ablage sämtlicher buchhalterischer Dokumente (Cloud-Strukturen)Tagesgeschäft 30%:Eigenständige Fristenkontrolle und strukturierte Nachverfolgung offener ThemenProaktive Erinnerung und Unterstützung der GeschäftsführungMitarbeit bei der Einführung und Anwendung von KI-Tools zur ProzessoptimierungDirekte Kommunikation per Telefon und E-Mail mit Mietern und Mieterinnen um ihnen bei ihren Anliegen zu helfenDurchführungen von Flächenübergaben an Neumieter/innenGelegentliche Teilnahme an BaubesprechungenDeine Stärken und Dein Profil:Grundverständnis der Buchhaltung und erste praktische ErfahrungIntegrität, Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit Finanzen und vertraulichem GeschäftsalltagEine strukturierte, sorgfältige und zuverlässige ArbeitsweiseHohes Maß an Eigenständigkeit und VerantwortungsbewusstseinWohnsitz in Berlin oder hohe Verfügbarkeit für Vor-Ort-TermineSehr sicherer Umgang mit MS Excel (strukturierte Datenpflege, saubere Arbeitsweise)Digitale Souveränität und Erfahrung im produktiven Einsatz von KI-Tools (z. B. GPT, Claude)Sicherer Umgang mit cloudbasierten Dateistrukturen (z. B. OneDrive)Affinität zu digitalen Workflows und ProzessdenkenFehlerfreies Deutsch in Wort und SchriftGute EnglischkenntnisseWas die Rolle auszeichnet20–24 Stunden pro Woche, flexible EinteilungVerlässliche Teilzeitposition mit langfristiger PerspektiveOperative Verantwortung mit EntwicklungspotenzialMöglichkeit, moderne KI-gestützte Prozesse aktiv mitzugestaltenZunächst überwiegend vor Ort in Berlin, später teilweise Remote möglichWir freuen uns auf Deine Bewerbung über diesen Website