Die Kunststiftung NRW ist die größte unabhängige Kulturstiftung des Landes und fördert Projekte in den Bereichen Bildende Kunst, Musik, Performing Arts und Literatur aus Nordrhein-Westfalen.
Für unser Teamsekretariat suchen wir ein kommunikationsstarkes Organisationstalent. Bei Ihnen laufen alle Fäden zusammen: Ob Büroorganisation, administrative Aufgaben oder die Unterstützung bei Projekten – Sie behalten den Überblick und sind Anlaufstelle innerhalb der Kunststiftung für Kolleg:innen, Gäste und Dienstleistende.
Zum 01.04.2026 suchen wir eine/n Mitarbeiter:in Teamsekretariat/ Teamassistenz (m/w/d)
Aufgaben
* Kommunikationsschnittstelle und Ansprechpartner:in für Vorstand, Team, Gäste, Dienstleistende und Projektpartner:innen
* Empfang und Betreuung von Gästen und Koordination von Dienstleistenden
* Betreuung der Telefonzentrale und des zentralen E-Mail-Postfachs
* Verantwortung für Postein- und -ausgang
* Pflege des Content-Management-Systems/ Key-User (Antrags-/ Gremienportal, Verteiler, Mailings und Dokumente) und Ansprechpartner:in bei technischen Fragen
* Organisation, Vorbereitung und Pflege von Besprechungsräumen (Präsentationstools, Webkonferenzen (Teams und Zoom), Catering und Getränke etc.) in Absprache mit dem Vorstandssekretariat
* Unterstützung bei internen und externen Veranstaltungen, Jubiläen, Teamevents
* Vertretung und Unterstützung des Vorstandssekretariats und Vertragswesens
* Unterstützung des Teams bei administrativen Tätigkeiten (z. B. Recherchen, Reports, Präsentationen, Protokolle und ggf. Reisebuchungen)
* Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Getränken und Snacks
* Verantwortung für Organisation und Pflege des Archivs
* Unterstützung bei der Verwaltung der Presseverteiler (CMS), Recherche neuer Kontakte
Profil
* Abgeschlossene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
* Berufserfahrung im Organisieren und Strukturieren eines Büros
* Freundliches, offenes Auftreten und Einfühlungsvermögen
* Sehr gute digitale Fähigkeiten, sicher in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und Erfahrung mit CMS-Systemen
* Ausgeprägte Serviceorientierung kombiniert mit Herzlichkeit und Empathie
* Erfahrungen in der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
* Sehr gute sprachliche Fertigkeiten (Deutsch und idealerweise Englisch)
* Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit dem Blick für „das Ganze“
* Hohes Maß an Eigenverantwortung, Zuverlässigkeit und Einsatzbereitschaft
Wir bieten
* Eine engagierte und kollegiale Teamatmosphäre und eine wertschätzende Unternehmenskultur
* Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben in einem zukunftsorientierten Stiftungsbetrieb
* Eine leistungs- und anforderungsgerechte Vergütung
* 30 Tage Urlaub pro Jahr und die Möglichkeit, Überstunden durch Freizeitausgleich abzubauen
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