Persönliche Assistenz für die Geschäftsführung
Wir suchen eine Person mit außergewöhnlichen Fähigkeiten, um unsere Organisation zu unterstützen und unsere Ziele zu erreichen. Die Stelle beinhaltet eine Vielzahl von Aufgaben, wie zum Beispiel das Kalender- und Terminmanagement, Reiseplanung, E-Mail- und WhatsApp-Management sowie Protokollführung.
Unsere Unterstützung erwartet Sie bei der Umsetzung unserer Mission. Wir sind auf die Entwicklung und Verwirklichung von Strategien zur Verbesserung der Menschen sowie ihrer beruflichen und finanziellen Situation spezialisiert.
Verantwortungsbereiche:
1. Kalender- und Terminmanagement: Das Organisieren und Coordinieren von Terminen, Meetings und Besprechungen.
2. Reiseplanung: Die Organisation und Buchung von Geschäftsreisen, einschließlich Flügen, Hotels und Transport.
3. E-Mail- & WhatsApp-Management: Das Sortieren und Priorisieren von eingehenden E-Mails und WhatsApps, oft auch eigenständiges Beantworten bestimmter Anfragen.
4. Protokollführung: Das Erstellen von Protokollen während Meetings und die Nachverfolgung der besprochenen Punkte.
5. Controlling-Aufgaben: Die Unterstützung bei der Reduzierung von Kosten und Ausgaben sowie fortlaufende Überwachung und Auswertung vertriebsrelevanter Kennzahlen.
6. Ansprechpartner für interne und externe Anfragen: Die Koordinierung und Beantwortung allgemeiner Anfragen an die Geschäftsleitung.
7. Organisation von Veranstaltungen: Die Planung und Koordination von internen und externen Veranstaltungen, z.B. Mitarbeiter- oder Kundenevents.
8. Einholen und Vergleichen von Angeboten: Das Einholen von Angeboten für bestimmte Unternehmensbedarfe.
9. Verwaltung des Büromaterials: Die Bestellung und Nachverfolgung von Büromaterial und anderen Ressourcen.
10. Einkauf für das Büro: Die Erledigung von Einkäufen und Besorgungen für den Bürobedarf und ggf. auch private Besorgungen für den Geschäftsführer.
11. Erstellung von Präsentationen: Die Gestaltung und Erstellung von Präsentationen für interne und externe Zwecke.
12. Verfassen und Bearbeiten von Dokumenten: Die Unterstützung beim Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von Dokumenten und Präsentationen.
13. Rechnungswesen: Die Unterstützung beim Erstellen und Versand von Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
14. Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen: Die Vorbereitung von Belegen und Dokumenten für die monatliche Buchhaltung.
15. Erstellung von Provisionsabrechnungen: Die Unterstützung bei der Erstellung von Provisions- und Gehaltsabrechnungen.
16. Vorbereitung von Reportings: Die Erstellung und Zusammenstellung von Berichten und Präsentationen für Geschäftsmeetings.
17. Verwaltung von Vertragsdokumenten: Die Organisation und Nachverfolgung von Verträgen und deren (Kündigungs-) Fristen.
18. Recherchearbeiten: Die Durchführung von Recherchen zu bestimmten Themen und Bereitstellung von Informationsgrundlagen.
19. Botengänge und Besorgungen: Die Erledigung von Botengängen, wie z.B. zur Post oder für Besorgungen fürs Büro.
20. Unterstützung im Personalwesen: Die Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter und bei der Pflege von Personalakten.
21. Vorbereitung von Kundengeschenken: Die Organisation und Versand von Geschenken oder kleinen Aufmerksamkeiten für Kunden.
22. Nachbereitung von Meetings: Das Zusammenfassen und Versenden der MeetingNotizen und Sicherstellen der Nachverfolgung wichtiger To-dos.