Willkommen beim IT-Verbund Stormarn, dem Full-Service-IT-Dienstleister für den Kreis Stormarn, die Städte Reinbek, Bad Oldesloe, Bargteheide und Reinfeld sowie die Ämter Bargteheide-Land und Bad Oldesloe-Land. Wir sind eine noch junge und agile Organisation, die sich ständig weiterentwickelt und wächst.
Lesen Sie bitte die vollständige Beschreibung und bewerben Sie sich sofort, wenn Sie sicher sind, dass Sie alle Anforderungen erfüllen.
Wir bieten zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Beschäftigung in Voll- oder Teilzeit mit Arbeitsort Reinfeld (Holstein) als
Assistenz des Vorstands (m/w/d)
1. E-Mail-, Telefon- und Postmanagement: Verwaltung und Priorisierung eingehender Anrufe, Briefe und E-Mails, Entscheidung über direkte Vorlage oder Umverteilung
2. Informationsaufbereitung: inhaltliche und fachliche Vorbereitung von Vorgängen für den Vorstand, Informationsbeschaffung, -aufbereitung und rechtzeitige Bereitstellung für Vorstand, Fachbereiche und Gremien
3. Schnittstellenfunktion: Koordination zwischen Vorstand und Fachbereichen der Organisation, Steuerung interner Kommunikationsabläufe und Projekte
4. Externe Kommunikation: eigenständige Beantwortung externer Anfragen, Berücksichtigung und Abwägung politischer Interessenlagen
5. Terminmanagement: Planung, Organisation und Koordination von Terminen und Geschäftsreisen des Vorstands, Erstellung und Pflege von Terminplänen und Wiedervorlagen
6. Sitzungsvorbereitung: Vorbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen für Sitzungen und Entscheidungsprozesse
7. Meeting- und Veranstaltungsorganisation: Organisation von in- und externen Meetings, Veranstaltungen und Konferenzen
8. Nachbereitung und Dokumentation: Protokollführung sowie Nachverfolgung von Beschlüssen und Aufgaben (To-do-Listen)
9. Kommunikationssicherung: Sicherstellung einer effizienten Kommunikation zwischen dem Vorstand und in- sowie externen Stakeholdern
10. Budgetverwaltung: Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Bereich Budget und Reisekosten
11. Projektassistenz: Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten sowie Übernahme von Sonderaufgaben nach Bedarf
12. Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung mit einschlägiger Berufspraxis
13. Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position
14. Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
15. Erfahrung in der Terminplanung, Veranstaltungsorganisation und Bürokommunikation
16. Diskretion und Erfahrung im Umgang mit sensiblen Informationen
17. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
18. Eigenständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
19. Kommunikationsstärke und Organisationstalent
20. Sehr gute analytische Fähigkeiten und Problemlösungskompetenz
* Vergütung nach EG 8 TVöD, darüber hinaus die im öffentlichen Dienst üblichen Zusatzleistungen
* Flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeitmodell – Möglichkeit zum Freizeitausgleich
* 30 Tage Urlaub und zusätzlich Heiligabend und Silvester frei
* Unbefristetes Arbeitsverhältnis mit Altersvorsorge
* Familienunterstützung durch ergänzendes Betreuungsangebot
* Zusätzliche Unterstützungsangebote für herausfordernde Lebenssituationen
* Moderne und ergonomische Arbeitsplätze (auch für das Homeoffice)
* Weiterbildungen (zum Teil mit Zertifikaten), Trainings und Workshops
* Betriebssport- und Fitnessangebote
* Kostenlose Parkplätze direkt vor dem Gebäude
* Optimale Erreichbarkeit durch ÖPNV und Autobahnanbindung
* hvv-ProfiTicket als Jobticket Premium (einschl. Deutschlandticket); NAH.SH-Jobticket/Deutschland-Jobticket
* Vergünstigungen durch Mitarbeitervorteile bei verschiedenen Händlern
Dem IT-Verbund Stormarn ist eine vielfältige Personalzusammensetzung sehr wichtig. Wir freuen uns deshalb über Bewerbungen unabhängig von der ethnischen Herkunft sowie von Alter, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte sowie gleichgestellte Bewerber:innen werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt.