Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) am Institut für Physik 29.10.2025 Humboldt-Universität zu Berlin Berlin
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Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) am Institut für Physik
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Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) am Institut für Physik
Berlin
Aktualität: 29.10.2025
Anzeigeninhalt:
29.10.2025, Humboldt-Universität zu Berlin
Berlin
Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) am Institut für Physik
Aufgaben:
* Bearbeitung der analogen und digitalen Postein- und -ausgänge sowie Abwicklung der Korrespondenz
* Terminkoordinierung und -überwachung für die/den Geschäftsführende/n Direktor/in, die Mitglieder des Institutsrates und seiner Kommissionen in Angelegenheiten des Instituts
* Raumorganisation und Schlüsselverwaltung
* Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
* Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Dienstreisen
* Erstellung von Ausschreibungs- und Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträgen (Formanträge) einschl. der Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen zur Weiterleitung an die Fakultätsverwaltung
* Führung und Kontrolle der Urlaubs-, Krankheits- und Abwesenheitskartei
* Terminüberwachung im Rahmen des Promotionsverfahrens, Koordination relevanter Fristen
Qualifikationen:
* Abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungsberuf oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
* Allgemeine Sekretariatskenntnisse
* Sicherer Umgang mit Office-Software (insbes. Textverarbeitung und Tabellenkalkulation) sowie Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen (z.B. SAP), Datenbanken und elektronischen Workflow-Tools
* Sichere Beherrschung der deutschen Sprache (mind. C1)
* Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C2)
* Erfahrungen im Hochschulbereich, insbes. Kenntnisse HU-interner Regelungen und Verfahren in den Bereichen Forschung, Studium und Lehre sowie Haushalt und Personal erwünscht
* Datenschutzrechtliche Kenntnisse im Umgang mit personenbezogenen Daten
* Organisations- und Kommunikationsfähigkeit sowie soziale Kompetenz
Weitere Informationen:
Zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Da wir Ihre Unterlagen nicht zurücksenden, bitten wir Sie, Ihrer Bewerbung nur Kopien beizulegen. Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Ausschreibungs- und Auswahlverfahrens finden Sie auf der Homepage der Humboldt-Universität zu Berlin: .
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