Ihr Aufgabenbereich:
In Ihrer Rolle als Verwaltungsfachkraft (m/w/d)sorgen Sie mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Sorgfalt und Ihrem Blick fürs Detail für reibungslose Abläufe im Verwaltungsbereich. Dabei übernehmen Sie insbesondere folgende Aufgaben:
* Post- und Büroorganisation : Sie steuern den Postein- und -ausgang und organisieren den Büroalltag eigenständig. Eine klare, nachvollziehbare Ablage (digital und analog) stellen Sie zuverlässig sicher.
* Bewerbungsmanagement : Sie unterstützen den Bewerbungsprozess administrativ, erfassen und pflegen Bewerberdaten sorgfältig und tragen zu einem transparenten, wertschätzenden Auswahlverfahren bei.
* Digitale Systemarbeit : Sie arbeiten mit dem Personalmanagementsystem „rexx“, pflegen Excel-Listen und halten Personal- sowie Vertragsdaten aktuell.
* Rechnungsbearbeitung : Sie prüfen und bearbeiten Rechnungen mit X-Suite zuverlässig und fristgerecht.
* Verwaltung von Betreutendaten : Sie dokumentieren Ein- und Austritte gewissenhaft und übernehmen den Schriftverkehr mit Behörden.
* Leistungsabrechnung : Sie rechnen Leistungen mit Kostenträgern über „Topsoz“ korrekt und vollständig ab.
* Versicherungsfälle : Sie bearbeiten Versicherungsfälle in Abstimmung mit der Geschäftsstelle strukturiert und lösungsorientiert.
* Datenpflege : Sie pflegen Daten sorgfältig und gehen dabei sensibel sowie datenschutzkonform vor.
* Zusammenarbeit & Vertretung : Sie arbeiten vertrauensvoll mit internen und externen Partner*innen zusammen und übernehmen bei Bedarf die Vertretung Ihrer Kollegin.
* Schutzauftrag : Sie setzen die Vorgaben zum Kinder- und Betreutenschutz verantwortungsvoll um.
Ihre Qualifikation und Kompetenzen:
* Fachliche Basis : Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
* Struktur & Präzision : Sie arbeiten sehr organisiert, zuverlässig und eigenverantwortlich. Fristen, Abläufe und Details behalten Sie jederzeit im Blick und tragen so zu stabilen Prozessen bei.
* Digitale Kompetenz : Sie sind sicher im Umgang mit MS Office, insbesondere Excel. Idealerweise bringen Sie bereits Kenntnisse im Personalmanagementsystem „rexx“ mit.
* Schnelle Auffassungsgabe : Sie erfassen verwaltungsbezogene Zusammenhänge schnell und setzen neue Anforderungen strukturiert und effizient um.
* Teamgeist & Belastbarkeit : Auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen bleiben Sie ruhig, freundlich und lösungsorientiert und stärken damit das Miteinander im Team.
* Kommunikation & Auftreten : Sie begegnen Vorgesetzten, Kolleginnen und externen Partnerinnen respektvoll, hilfsbereit und wertschätzend.
* Professionelle Haltung : Ihr Umgang mit Nähe und Distanz ist reflektiert und angemessen. Sie handeln diskret, verbindlich und verantwortungsbewusst, insbesondere im Umgang mit sensiblen Daten und Informationen.
Unsere Leistungen als Arbeitgeber:
Ihre finanziellen Vorteile
* ein sicherer Arbeitsplatz mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag
* ein attraktives, am TVöD orientiertes Gehalt
* Jahressonderzahlung und vermögenswirksame Leistungen
* eine 100 % arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge in Höhe von 6,9 % des monatlichen Bruttogehaltes inkl. Absicherung bei Erwerbsunfähigkeit
* bis zu 500 € pro Jahr für Fahrtkosten im ÖPNV
* monatliche Essensgeldzulage
* günstiges Jobradleasing (inkl. E-Bikes)
* ein umfangreiches Paket weiterer Leistungen wie Zuzahlungen bei naturheilkundlichen Behandlungen, Zahnersatz, Sehhilfen etc.
* freiwillige Sozialleistungen wie Zuschüsse bei Hochzeit, Geburt oder Adoption eines Kindes
* SOS-Vorteilsportal von Corporate Benefits mit einer Vielzahl kostengünstiger Angebote bekannter Marken aus allen relevanten Lebensbereichen – zum Beispiel Technik, Reisen, Mode, Wohnen und vieles mehr
* als Mitglied des Paritätischen Gesamtverbandes haben der SOS-Kinderdorf e.V. und seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugang zu Sonderkonditionen von zahlreichen Anbietern
Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben
* 31 Tage Urlaub plus freie Tage am 24. und 31. Dezember
* anlassbezogene Sonderurlaubsregelungen
* Möglichkeit nach Absprache mobil zu arbeiten
* Teamevents (z.B. Feiern, Ausflüge, Kultur)
* sparen Sie auf Ihrem persönlichen Zeitwertkonto Guthaben an, und verwirklichen Sie berufliche Auszeiten (Sabbatical)
Berufliche und persönliche Weiterentwicklung inkl. Gesundheitsfürsorge
* flexible Förderung von Fort- und Weiterbildungen durch Freistellung und finanzielle Unterstützung
* Firmenfitness mit Wellpass: Zugang zu einem deutschlandweiten Netzwerk aus Fitnessstudios, Schwimmbädern und Online-Kursen
* Unterstützungsservice mit voiio: Vertrauliche Beratung und Unterstützung für Mitarbeitende bei beruflichen und privaten Herausforderungen - unter anderem Coaching, kurzfristige Kinder- und Angehörigenbetreuung, Facharztvermittlung und gesundheitliche Präventionsprogramme
* sehr umfangreicher Veranstaltungskatalog mit zahlreichen Seminaren zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
* mehrtägige Neueingestellten-Tagung mit Möglichkeiten des Austausches und der Vernetzung
* profitieren Sie von unserer Expertise und der hohen Fachlichkeit als bundesweit tätiger Träger in der Kinder- und Jugendhilfe