Chefsekretariat des Oberbürgermeisters (W/M/D)23.07.2025 Stadt Vaihingen an der Enz Vaihingen an der Enz
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Chefsekretariat des Oberbürgermeisters (W/M/D)
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Vaihingen an der Enz
Informationen zur Anzeige:
Chefsekretariat des Oberbürgermeisters (W/M/D)
Vaihingen an der Enz
Aktualität: 23.07.2025
Anzeigeninhalt:
23.07.2025, Stadt Vaihingen an der Enz
Vaihingen an der Enz
Chefsekretariat des Oberbürgermeisters (W/M/D)
Aufgaben:
* Schwerpunktsetzung in Zeit- und Terminplanung, Organisation und teilweise inhaltliche Vorbereitung von Besprechungen und digitalen Meetings
* Mitwirkung bei der Weiterentwicklung von Prozessoptimierung und Quali-tätssicherung der Vorzimmer- und Sekretariatsaufgaben
* Sicherstellung der technisch richtigen und rechtzeitigen Freigabe von Beschlussvorlagen in enger Abstimmung mit der Geschäftsstelle des Gemeinderats
* Organisation von Veranstaltungen und deren Vor- und Nachbereitung
* Sekretariatsaufgaben: u.a. Führen der Korrespondenz, Sichten und Priorisieren der Mails, Rechnungsbearbeitung, Gästebewirtung, Dokumentation
Qualifikationen:
* Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder dem Aufgabengebiet entsprechende Berufsausbildung
* Berufserfahrung in der Führung eines Chefsekretariats oder in einer vergleichbaren Tätigkeit in einem Unternehmen ist wünschenswert
* Sehr sicherer routinierter Umgang mit MS Outlook und Word;
* Sicherer Umgang mit MS-Office (Excel, PowerPoint, OneNote, Teams,..)
* Zuverlässigkeit und Flexibilität auch bei Terminen zu Randzeiten;
* Eigeninitiative, Selbstständige sowie sorgfältige, gründliche Arbeitsweise
* Stilsicheres Auftreten, gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise; Serviceorientierte Persönlichkeit, Kooperations- und Teamfähigkeit
Wir bieten:
* Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungsprozesse
* Regelmäßige und umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, auch für Quereinsteiger
* Hervorragende Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben durch flexible Arbeitszeitmodelle und Mobile Arbeit (tätigkeitsabhängig)
* Umweltfreundliche Fahrtkostenzuschüsse zu JobRad und Deutschlandticket (40 EUR)
* Wertvolle und sinnstiftende Tätigkeiten für die Stadt und ihre BürgerInnen
* Gute betriebliche Altersversorgung und leistungsgerechte Bezahlung
* Betriebsfest, bzw. Betriebsausflug und zahlreiche Sonderleistungen (z. B. freie Nachmittage an Geburtstagen, Sonderzahlungen nach TVÖD, u.v.m.)
* Eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem spannenden und vielseitigen Aufgabengebiet
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