Ihr Verantwortungsbereich
* Sekretariatsmanagement & Büroorganisation: Organisation des Sekretariats, Terminplanung sowie Bearbeitung der Korrespondenz
* Sitzungs- & Veranstaltungsorganisation: Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen inkl. Protokollführung
* Personaladministration & Sachbearbeitung: Mitwirkung bei Personalangelegenheiten (z. B. Einstellungen, Vertragsverlängerungen) in Abstimmung mit der Personalverwaltung
* Finanz- & Beschaffungsprozesse: Unterstützung bei Haushalts- und Drittmitteln, Rechnungsbearbeitung sowie Bestellungen
* Reisekosten & Dienstreisen: Organisation und Abrechnung von Dienstreisen nach Vorgaben
* Koordination & Kommunikation: Unterstützung bei der Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern sowie erste Anlaufstelle für Anfragen
* Lehr- & Prüfungsorganisation: Mitwirkung bei der Organisation des Lehrbetriebs und von Prüfungen
* Fristen- & Dokumentenmanagement: Überwachung von Fristen sowie Pflege und Ablage von Unterlagen nach Vorgaben
Ihr Profil
* Ausbildung & Qualifikation: Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r) oder vergleichbare Qualifikation
* Berufserfahrung & Verwaltung: Erfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich, idealerweise im öffentlichen Dienst oder Hochschulumfeld
* IT-Kenntnisse & Systeme: Sicherer Umgang mit MS Office; Kenntnisse in SAP oder vergleichbaren Systemen von Vorteil
* Fachkenntnisse & Grundlagen: Grundkenntnisse in Verwaltungsabläufen, Haushalts- oder Reisekostenrecht wünschenswert
* Organisation & Arbeitsweise: Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
* Kommunikation & Teamfähigkeit: Freundliches Auftreten sowie gute Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit verschiedenen Ansprechpersonen
* Sprachen: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind zwingend erforderlich
Das bieten wir Ihnen
* Die Stelle ist zunächst aufgrund der Projektlaufzeit bis zum 31.12.2028 befristet. Eine darüberhinausgehende Verlängerung ist – vorbehaltlich der projektbezogenen Rahmenbedingungen und bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen – grundsätzlich möglich
* Umfassende Entwicklungschancen durch vielfältige Weiterbildungsmaßnahmen und Karriereplanung sowie der kostenfreien Nutzung des Wissenskompetenzzentrums an der MUL – CT
* Vereinbarkeit von Beruf & Familie durch moderne digitale Arbeitsplätze sowie mobiles Arbeiten, familienfreundliche Arbeitszeitenregelung und flexible Arbeitszeitmodelle sowie Unterstützung bei der Unterbringung in einer betriebsnahen Kindertagesstätte
* Ein Entgelt nach TV CTK
* Eine Jahressonderzahlung i.H.v. 80%
* 30 Tage Urlaub
* Attraktive Zusatzleistungen, eine krankenhauseigene Cafeteria für Mitarbeitende, Zugang zu Corporate Benefits und zur hauseigenen Apotheke mit attraktiven Rabatten sowie betriebliche Altersvorsorge
* Ein ausgeprägtes Betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielen Angeboten und Maßnahmen zur Betrieblichen Gesundheitsförderung
* Zuschuss zum ÖPNV Ticket
* Mitarbeiterveranstaltungen
*Alle personenbezogenen Formulierungen in dieser Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.