Für unser Berlin/Luckenwalde Büro suchen wir eine/n moltiverte/n Office Manager & Assistent/in der Geschäftsleitung (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit.
Ziel der Position
Die Position hat das Ziel, einen reibungslosen und effizienten Büroablauf sicherzustellen und die Geschäftsführung professionell zu unterstützen. Dies umfasst die Koordination administrativer Prozesse, die Organisation von Terminen und Reisen sowie die zentrale Schnittstellenfunktion für interne und externe Kommunikation.
Deine Aufgaben:
1. Du stellst den täglichen Büroablauf sicher, indem du die Ausstattung und das Büromaterial koordinierst.
2. Du verwaltest die Post, die Kurierdienste, die allgemeinen E-Mail-Accounts und empfängst Besucher.
3. Du organisierst Meetings, Restaurantreservierungen, interne Veranstaltungen und Messen.
4. Du bereitest das Onboarding neuer Mitarbeiter vor, indem du Arbeitsplätze, Zugänge und die notwendige Ausstattung einrichtest.
5. Du überwachst die Sicherheits- und Hygieneregelungen für Besucher.
6. Du koordinierst den Versand von Dokumenten oder Mustern.
7. Du kümmerst dich um die Archivierung von Dokumenten wie Qualitätsunterlagen, Schulungen und Verträgen.
8. Du fungierst als IT-Key-User und bist die Schnittstelle zur IT-Abteilung.
Unterstützung der Geschäftsführung:
9. Du unterstützt die Geschäftsführung und den Standortleiter vertraulich und professionell.
10. Du übernimmst die Termin- und Kalenderverwaltung, bereitest Meetings vor und nach und organisierst Geschäftsreisen einschließlich Visa-Anträgen und Reisekostenabrechnungen.
11. Du erstellst Unterlagen, Präsentationen und Korrespondenz für interne und externe Stakeholder.
Koordination von Prozessen & interne Kommunikation
12. Du unterstützt die Optimierung von Büro-, Facility- und Verwaltungsprozessen.
13. Du fungierst als zentrale Schnittstelle für interne und externe Kommunikation in administrativen Angelegenheiten.
14. Du stellst die Einhaltung interner Standards, Compliance-Vorgaben und Büroprozesse sicher.
Dein Profil:
15. Du verfügst über Erfahrung im Office Management, in der Executive Assistance oder in vergleichbaren administrativen Rollen.
16. Du beherrschst Deutsch und Englisch verhandlungssicher.
17. Du arbeitest strukturiert, bist hoch motiviert, flexibel und besitzt ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten.
18. Du hast sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie interkulturelle Kompetenz.
19. Du gehst sicher mit Microsoft Office 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, Word) um.
20. Du hast eine serviceorientierte Einstellung, eine Hands-on-Mentalität und die Fähigkeit zur eigenständigen Arbeit.