Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 85 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.
Werden Sie Teil von Deutschlands renommiertester ForschungsorganisationDie Generalverwaltung der MPG sucht für ihre Abteilung Forschungsbau und Infrastruktur zum nächstmöglichen Zeitpunkt für 39 Stunden pro Woche zwei
Teamassistenzen Bauabteilung
Kennziffer 10/26
Die Abteilung Forschungsbau und Infrastruktur übernimmt die fachkundige Bauherrenvertretung der Max-Planck-Gesellschaft. Wir beraten die Institute in grundsätzlichen Bau- und Liegenschaftsangelegenheiten und legen das auf die jeweilige Bauaufgabe abgestimmte Vorgehen in der Planungsphase fest. Zur Unterstützung unserer Referate im Bereich Baubetreuung als auch im Referat Technik suchen wir zwei zuverlässige und motivierte Teamassistenzen.
Ihre Aufgaben werden sein
Postbearbeitung und ‐verteilung
Allgemeiner Telefondienst sowie Bearbeitung zentral eingehender E‐Mails
Digitale Ablage und Aktenführung im Dokumentenmanagementsystem
Erstellung und Bearbeitung von Schreibarbeiten (Individual- und Serienbriefe, Vermerke, Korrekturlesen)
Protokollführung bei Besprechungen
Organisation und Koordination von Besprechungen inklusive Bewirtungsmanagement
Terminplanung und ‐koordination für Mitarbeitende (Outlook), auch bei Abwesenheiten
Raumreservierungs- und Raumbelegungsmanagement für Besprechungen und Arbeitsplätze
Pflege der zentralen Adressdatenbank der Bauabteilung (Outlook)
Planung und Buchung von Dienstreisen unter Berücksichtigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) mit Nutzung der MPG-Online-Buchungsmaschine (Cytric) zur sicheren und kosteneffizienten Reiseabwicklung
Erfassung, Dokumentation und Abrechnung von Reisekosten gemäß den gesetzlichen Vorgaben des BRKG
Bürgschaftsmanagement und Datenpflege in Excel
Urlaubsvertretung für andere Sekretariate der Abteilung
Was Sie mitbringen
Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Kaufmann*frau für Büromanagement, oder eine vergleichbare QualifikationMehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit
Erfahrung im Umgang mit KI‐Anwendungen oder die Bereitschaft, sich in entsprechende Systeme einzuarbeiten
Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie ein effizientes Zeitmanagement mit hoher Priorisierungsfähigkeit
Hohe Team- und Kommunikationskompetenz
Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Das bieten wir Ihnen
Im Rahmen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.Was Sie von uns erwarten können
Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeiten
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung (Kennziffer 10/26), einschließlich eines persönlich verfassten Anschreibens.
Bewerbungsfrist: 8. März 2026
Jetzt bewerbenMAX-PLANCK-GESELLSCHAFTzur Förderung der Wissenschaften e. V.Generalverwaltung MünchenAbteilung Personal und Personalrecht
www.mpg.de