Als Office Manager sorgst du dafür, dass unser Büroalltag reibungslos, einladend und gut organisiert läuft – für Mitarbeitende genauso wie für Besucher:innen.
Du baust das „Betriebssystem“ unseres Büros auf und hältst es am Laufen: von Materialien, Dienstleistern und Services über Empfang und Besucherprozesse bis hin zu klaren Onsite-Routinen und interner Koordination. So schaffst du die Voraussetzungen, damit unsere Teams vor Ort produktiv und gerne arbeiten können.
Umfang & Standort
Standort: Darmstadt (tägliche Präsenz vor Ort erwartet)
Büroumfang:
Aktuell zwei Etagen, laufender Kapazitätsausbau
Derzeit ca. 60 Mitarbeitende am Standort, nahezu Verdopplung innerhalb dieses Jahres geplant. Aktuell keine Verantwortung für mehrere Standorte, aber enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit anderen Büro.
Hauptverantwortlichkeiten
1) Office Operations & Employee Experience (Tagesgeschäft)
Du stellst sicher, dass das Büro jeden Tag einsatzbereit ist (Küche, Meetingräume, Verbrauchsmaterialien, Ordnung, Abstimmung mit der Reinigung)
Du behältst Materialien und Bestellungen im Blick, bevor etwas ausgeht
Du kümmerst dich um Onsite-Themen (kleine Reparaturen, Beschilderung, Zutritt, Arbeitsplätze)
Du achtest auf grundlegende Themen rund um Sicherheit und Gesundheit
Du bist Teil des aktuellen Büroausbaus und hältst Dinge zusammen
2) Lieferanten- & Dienstleistungsmanagement
Du bist Hauptansprechperson für unsere Büro-Dienstleister (Vermieter/HBK, Reinigung, Kaffee/Wasser, Entsorgung, Catering, Kurierdienste etc.)
Du holst Angebote ein, vergleichst, hältst Kosten im Blick (mit Finance)
Du merkst, wenn etwas nicht läuft – und klärst es
3) Besucher & Office Experience
Du organisierst unseren Besucherprozess von Ankunft bis Abgang
Du bereitest Meetingräume vor und unterstützt vor Ort
Du koordinierst kleinere Events im Büro
Du sorgst dafür, dass Büroinfos klar und verständlich sind (Teams-Posts, kurze Mails, einfache Hinweise)
4) Arbeitsplatzkoordination & grundlegende Planung
Du unterstützt bei der Sitzplatzplanung zusammen mit People Ops
Du bereitest Onboardings vor (Badge, Arbeitsplatz, Willkommenspaket – in Abstimmung mit IT)
Du hilfst beim Offboarding vor Ort
5) Administration, Budgets & grundlegende Compliance
Du prüfst Rechnungen und Bestellungen und hältst Budgets im Blick
Du pflegst unsere Büro-Dokumentation (Dienstleister, Abläufe, Bestellzyklen)
Du unterstützt einfache Compliance-Themen (z. B. Erste-Hilfe-Ausstattung, Beschilderung)
Nicht im Aufgabenbereich
Technischer Gebäudebetrieb / technische Compliance des Vermieters (Facility Management/HBK)
IT-Administration (liegt bei IT; Office Manager koordiniert lediglich Logistik)
People Ops Aufgaben
Umfangreiches Eventmanagement (sofern nicht ausdrücklich erforderlich)
Erfolgsmessung (erste 6–12 Monate)
Büro läuft zuverlässig mit minimalen Störungen; hohe interne Zufriedenheit mit der Onsite-Erfahrung
Büroerweiterung und Umbau erfolgreich umgesetzt; Arbeitsplatzplanung entwickelt sich bedarfsgerecht weiter
Zentrale Dienstleister sind stabil etabliert (SLAs werden eingehalten, weniger wiederkehrende Probleme, Kosten unter Kontrolle)
Onsite-Onboarding funktioniert konsistent und reibungslos
Bürodokumentation ist vollständig, aktuell, auffindbar und wird genutzt
Budgetausgaben sind planbar; Rechnungen werden pünktlich verarbeitet; Beschaffungsprozesse eingehalten
Erforderliche Erfahrung & Fähigkeiten
2–5+ Jahre Erfahrung in Office Management / Workplace Operations / Teamassistenz mit starker Eigenverantwortung (Scale-up- oder Multi-Stakeholder-Umfeld von Vorteil)
Sehr gute Organisationsfähigkeit: Priorisierung, Follow-up, Umgang mit Unterbrechungen
Erfahrung im Lieferantenmanagement (Angebote, Verträge, Problemlösung)
Souveräne Kommunikation (Deutsch und Englisch, schriftlich und mündlich) mit ausgeprägter Serviceorientierung
Sicher im Umgang mit Tools: Google Workspace / MS Office, Teams, grundlegendes Tracking in Sheets
Praktischer Problemlöser, hands‑on, proaktiv, freundliche Präsenz im Büro
Nice-to-haves
Erfahrung bei Büro‑Umzügen/-Erweiterungen oder beim Aufbau eines neuen Büros
Grundkenntnisse in Beschaffung / Rechnungsprozessen
Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Gebäudemanagement / Vermietern
Focused Energy is an equal opportunity employer committed to creating an inclusive environment. Qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender perception or identity, national origin, age, marital status, protected veteran status, or disability status.
Pursuant to the San Francisco Fair Chance Ordinance, Focused Energy will consider for employment qualified applicants with arrest and conviction records.
Compensation offered will be determined by factors such as location, level, job‑related knowledge, skills, and experience. Certain roles may be eligible for incentive compensation, equity, benefits.
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