Inserat online seit: 19 Juni
Aufgaben der Stelle
Verantwortungsvoll und vielseitig : ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team
Bezahlung nach TV-L : Tarifliche Vergütung Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
Flexibel für Familien : flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrer
Clever zur Arbeit : Gute Anbindung an das SWB-Netz, Möglichkeit eines zinslosen Darlehens zur Anschaffung eines E-Bikes
Geförderte Fortbildung : Individuelle Entwicklungschancen durch Kurse, E-Learning und Coachings
Start mit System : Strukturiertes Onboarding
Gesund am Arbeitsplatz : Zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKB-Fitnessstudio
Arbeitgeberleistungen : Vergünstigte Angebote für Mitarbeiter*innen (Corporate Benefits)
Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein. Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.
Kommunikation & Schnittstellenmanagement
Professionelle Kommunikation mit Kooperationspartnern, Wissenschaftler* innen, internen und externen Besucher* innen sowie internationalen Ansprechpartner*innen
Administrative Unterstützung des Klinikdirektorats
Koordination administrativer Abläufe, eigenverantwortliche Übernahme definierter Aufgabenbereiche, Unterstützung bei strategischen und organisatorischen Themen
Termin- und Büroorganisation
Planung, Steuerung und Priorisierung von Terminen, Meetings und Abläufen; effiziente Gestaltung des Office-Managements
Vorbereitung von Besprechungen & Präsentationen
Erstellung von Vorlagen, Präsentationsentwürfen und Entscheidungsunterlagen für interne und externe Meetings
Dokumentation & Protokollführung
Vorbereitung und Dokumentation von Mitarbeiter*innengesprächen, Erstellung und Nachhalten von Protokollen, strukturierte Ablage und Nachverfolgung
Qualitätsmanagement & Zertifizierungen
Unterstützung bei Zertifizierungs- und Akkreditierungsprozessen (z. Roxtra), Pflege von Qualitätsnachweisen und Zertifikaten
Digitale Prozesssteuerung
Mitwirkung bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen, Einführung neuer Tools und Optimierung bestehender Workflows
PR- und Kommunikationsaufgaben
Pflege der Klinik-Homepage, Unterstützung bei Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungs- und Kongressmanagement
Korrespondenz in Deutsch und Englisch
Telefonisch, schriftlich und per E-Mail auf professionellem Niveau
Organisation & Repräsentation
Planung und Durchführung von Einladungen, Raumkoordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings (vor Ort und online), Empfang von Gästen, repräsentative Aufgaben
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management, idealerweise im Gesundheitswesen oder in wissenschaftlichen Einrichtungen
Fundierte Kenntnisse im Einsatz von KI-Tools
zur Unterstützung administrativer Prozesse (z. B. Textgenerierung, Datenanalyse, Prozessautomatisierung)
Erfahrung mit digitalen Gesundheitsanwendungen , kliniknahen IT-Systemen und digitalen Workflows
Verständnis für Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance
im Gesundheitswesen
Sicherer Umgang mit MS Office sowie modernen Kollaborationstools (z. MS Teams, digitale Meeting-Plattformen, CMS-Systeme)
Ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent
Hohe Serviceorientierung, Diskretion und souveränes Auftreten
Fähigkeit, komplexe Abläufe zu strukturieren und effizient zu steuern
Bereitschaft, sich in neue digitale Technologien und KI-gestützte Systeme einzuarbeiten
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
