Dein Aufgabenbereich:
Zur Verstärkung unseres Verwaltungsteams suchen wir eine freundliche und offene Persönlichkeit als erste Anlaufstelle im Empfangsbüro unserer Einrichtung. Du bist eine von zwei Mitarbeitenden, die Kolleg*innen, Besucher*innen und Kooperationspartner*innen herzlich willkommen heißen. Darüber hinaus übernimmst du eigenverantwortlich abwechslungsreiche Aufgaben und unterstützt unsere Bereichsleitungen durch organisatorische Zuarbeit. In dieser vielseitigen Position übernimmst du eine zentrale Rolle im organisatorischen Ablauf und sorgst dafür, dass der Alltag in der Verwaltung reibungslos funktioniert. Dazu gehören insbesondere:
* Kompetente und stets freundliche Betreuung des Empfangs und der Telefonzentrale
* Stellvertretende Leitungsassistenz
* Assistenz & Organisatorische Unterstützung der Bereichsleitungen – z. B. durch das Vorbereiten und Zusammenstellen von Unterlagen, Terminmanagement, die Pflege von Übersichten und organisatorischer Listen, Klärung von Rückfragen, Koordination und Weitergabe relevanter Informationen
* Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben – z. B. tägliche Postbearbeitung, Vorbereitung von Meetings (inkl. Zubereitung von Kaffee), Erledigung von Besorgungen im Ort mit Firmenwagen oder Firmenrad
* Kommunikation mit unserer Geschäftsstelle
* Unterstützung bei Events (Organisation und Begleitung)
* Rechnungsbearbeitung in Vertretung
* gewissenhafte Umsetzung von Kinder- und Betreutenschutz
Deine Qualifikation und Kompetenzen:
* Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
* Du bringst gute EDV-Kenntnisse mit. Insbesondere mit Excel arbeitest du sicher und gern – gängige Funktionen wie Summenformeln, Tabellen und einfache Pivot-Auswertungen sind dir vertraut.
* Auch in einem lebendigen Arbeitsalltag behältst du den Überblick und kannst gut zwischen unterschiedlichen Aufgaben wechseln.
* Der Kontakt mit Menschen macht dir Freude: Du trittst freundlich, souverän und zuverlässig auf – am Telefon ebenso wie im persönlichen Austausch mit Kolleg*innen, Besucher*innen, externen Partnern und Betreuten. Dabei gehst du professionell mit Nähe und Distanz um und findest stets den passenden Ton.
* Du zeichnest dich durch eine Hands-on-Mentalität aus und packst ohne zu zögern mit an.
* Du identifizierst dich mit den Zielen und Werten unseres Vereins und bringst dich mit Engagement, Teamgeist und eigenen Ideen aktiv ein.
Unsere Leistungen als Arbeitgeber:
Deine finanziellen Vorteile
* ein attraktives, am TVöD E orientiertes Gehalt (E8)
* Jahressonderzahlung und Vermögenswirksame Leistungen
* leistungsorientierte Zulage, monatlich zusätzlich 2% des Bruttogehaltes
* monatliche Essensgeldzulage
* eine 100 % arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge inkl. Absicherung bei Erwerbsunfähigkeit
* ein umfangreiches Paket freiwilliger Sozialleistungen, wie z.B. Zuschüsse bei naturheilkundlichen Behandlungen, Sehhilfen sowie bei Hochzeiten, Geburt eines Kinder oder Adoption
* bis zu 500 € pro Jahr für Fahrtkosten im ÖPNV
* günstiges Jobradleasing (inkl. E-Bikes)
* SOS-Vorteilsportal von Corporate Benefits mit einer Vielzahl kostengünstiger Angebote bekannter Marken aus allen relevanten Lebensbereichen – zum Beispiel Technik, Reisen, Mode, Wohnen und vieles mehr
Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben
* 31 Tage Urlaub plus freie Tage am 24.12. und 31.12.
* anlassbezogene Sonderurlaubsregelungen, z.B. bei Jubiläum, Babytime und Co.
* persönliches Zeitwertkonto z. B. für berufliche Auszeiten wie Sabbatical
Berufliche und persönliche Weiterentwicklung inkl. Gesundheitsfürsorge
* flexible Förderung von Fort- und Weiterbildungen durch Freistellung und finanzielle Unterstützung
* Firmenfitness mit Wellpass
* Kurse und Praxisangebote zu Themen der Gesundheit und Achtsamkeit
* vielfältiges SOS-Fortbildungsprogramm und Inhouse-Fortbildungen zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
Fachlichkeit, Gesundheit und Miteinander
* Veranstaltungen für neu eingestellte Mitarbeitende
* Mitarbeiter- und Betriebsversammlungen
* legendäre Crewfeiern
* Gesundheitstage mit individuellen Check Up's
* Sport- und Gesundheitsangebote sowie Selfcare-Kurse zur Stärkung der mentalen & körperlichen Gesundheit (voiio)
* EAP (Employee Assistance Programm) für alle Lebenslagen – psychosoziale Beratung & Vermittlung zu Expert*innen, wie Fachärzte, Anwälte, Therapeuten, Babysittern, Elder Care, Coaches etc.
* eigene SOS-Worpswede-Supporters Club-Kollektion fürs Team
* exklusive Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern wie Werder Bremen, Fabelhof, Kalle Co-Werkstatt und vielen mehr
* SOS-Welcome Goodie