Dein Verantwortungsbereich
* Eigenständige Koordination, Organisation und Führung des Sekretariats mit Entwicklung der Abläufe und Strukturen in der Aufbauphase
* Mitwirkung an Etablierung digital gestützter Organisations- und Teamprozesse
* Unterstützung der Professur in allen administrativen und organisatorischen Belangen
* Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz sowie des Postein- und -ausgangs
* Planung, Koordination und Nachbereitung von Veranstaltungen (Präsenz, digital; z. B. Lehrveranstaltungen, Prüfungen, Meetings)
* Organisation und Unterstützung bei der Durchführung von Veranstaltungen und Schulungen der Teams Akademischer Hausarztpraxen
* Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
* Erstellung von Präsentationen, Übersichten, Statistiken und Berichten
* Eigenständiges Fristen- und Prozessmanagement (einschließlich Statusübersichten, Nachverfolgung, kontinuierlicher Optimierung von Prozessen und Strukturen)
* Schnittstellenkoordination und Kommunikation mit internen und externen Akteuren
* Pflege von Termin-, Urlaubs- und Abwesenheitsübersichten sowie Verwaltung entsprechender digitaler Systeme
* Organisatorische Begleitung beim Aufbau von Praxis-Netzwerken (einschließlich Akkreditierungs-/Auditprozessen)
* Kommunikation mit Akademischen Hausarztpraxen
Dein Profil
* Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung im kaufmännischen oder verwaltungsnahen Bereich (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder vergleichbare Qualifikation)
* Idealerweise Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, vorzugsweise im wissenschaftlichen oder medizinischen Umfeld mit Erfahrungen in der Anwendung von SAP oder vergleichbaren ERP-Systemen zur Unterstützung von Personal-, Vertrags- und Dokumentationsprozessen
* Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
* Sehr sichere deutsche Rechtschreibung sowie ein strukturierter schriftlicher Ausdruck
Grundkenntnisse der englischen Sprache, idealerweise mit Bezug zur medizinischen und/oder wissenschaftlichen Terminologie
* Freundliches, professionelles und sicheres Auftreten im Umgang mit Studierenden, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern
* Selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
* Organisationsgeschick, Belastbarkeit und Bereitschaft zur kontinuierlichen Fort- und Weiterbildung
Das bieten wir Dir
* Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Voll- oder Teilzeitbeschäftigung
* Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einer modernen Universitätsmedizin
* Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
* Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsangebote
* Betriebliche Altersvorsorge sowie Angebote der betrieblichen Gesundheitsförderung
* Vereinbarkeit von Beruf & Familie durch moderne digitale Arbeitsplätze sowie mobiles Arbeiten, familienfreundliche Arbeitszeitenregelung und flexible Arbeitszeitmodelle sowie Unterstützung bei der Unterbringung in einer betriebsnahen Kindertagesstätte
* Ein Entgelt nach TV MUL
* Eine Jahressonderzahlung i.H.v. 87,5%
* 30 Tage Urlaub
* Hausinterne Willkommensveranstaltung: 3-tägiges Onboarding
* Attraktive Zusatzleistungen, eine krankenhauseigene Cafeteria für Mitarbeitende, Zugang zu Corporate Benefits und zur hauseigenen Apotheke mit attraktiven Rabatten sowie betriebliche Altersvorsorge
* Ein ausgeprägtes Betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielen Angeboten und Maßnahmen zur Betrieblichen Gesundheitsförderung
* Zuschuss zum ÖPNV Ticket
* Mitarbeiterveranstaltungen
*Alle personenbezogenen Formulierungen in dieser Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.