Die Mission des Leibniz-Zentrums für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e. V. als national und international agierendes Forschungszentrum ist es, Wirkungszusammenhänge in Agrarlandschaften wissenschaftlich zu erklären und mit exzellenter Forschung der Gesellschaft die Wissensgrundlage für eine nachhaltige Nutzung von Agrarlandschaften bereitzustellen. Das ZALF ist Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft und unterhält neben dem Hauptstandort in Müncheberg (ca. 35 Minuten mit der Regionalbahn von Berlin-Lichtenberg) weitere Standorte in Brandenburg (Dedelow, Paulinenaue) sowie in Hessen (Gießen, Kassel und Geisenheim).
Das Wissenschaftliche Direktorat des ZALF am Standort Müncheberg ist zuständig für die Unterstützung der strategischen Koordination, zentrale Wissenschaftskommunikation und Öffentlichkeitsarbeit. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, zunächst befristet auf 2 Jahre mit Perspektive der Verstetigung, eine/n
Administrative/r Manager/in im Wissenschaftlichen Direktorat (m/w/d)
10-2026
Ihre Aufgaben:
Personalmanagement und organisatorische Koordination im Direktorat
1. Administrative Begleitung von Stellenbesetzungsverfahren im Direktorat (Bewerberübersichten, Korrespondenz); Organisation und Koordination von On- und Offboarding-Prozessen
2. Erstellung von Personalanträgen; Überwachung von Personalunterlagen, Tätigkeitsdarstellungen und Vertragslaufzeiten; Kontrolle, Erfassung und Auswertung von Arbeitszeitnachweisen
Arbeits- und Gesundheitsschutz im Direktorat
3. Mitwirkung bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben im Arbeits- und Gesundheitsschutz;
4. Teilnahme an Begehungen und Schulungen und ASA-Sitzungen; Pflege und Fortschreibung von Gefährdungsbeurteilungen;
5. Administration von Arbeitsschutzunterweisungen (u. a. über die Lernplattform); Unterstützung bei der Umsetzung von Brandschutz- und Sicherheitsmaßnahmen
Administrative Steuerung, Ressourcen- und Systemmanagement
6. Begleitung von Beschaffungen und Vergabeverfahren in Abstimmung mit dem zentralen Einkauf sachliche Prüfung und Freigabe von Rechnungen im definierten Rahmen
7. Monitoring des Anlagenbestands, Organisation der jährlichen Inventur
8. Raumorganisation, Ausstattung sowie Software- und Lizenzmanagement
9. Pflege und Administration direktionseigener Systeme und Tools (z. B. Kalender, Sammelpostfächer)
10. Redaktionelle Pflege von Direktorats- und Mitarbeitendenseiten auf der ZALF-Website und im Intranet
11. Wissensmanagement für Direktorat übergreifende Angelegenheiten
Schnittstellenmanagement und institutsweite Prozesse
12. Vertretung des Direktorats in ZALF-weiten Administrator/innen-Treffen; Umsetzung und Kommunikation zentraler Regelungen im Direktorat
13. Mitwirkung an der Weiterentwicklung administrativer Schnittstellen mit der zentralen Verwaltung, Unterstützung bei ZALF-weiten administrativen Vorhaben und Erarbeitung Direktorats interner Regelungen
Veranstaltungsorganisation
14. Organisatorische Unterstützung ausgewählter Veranstaltungen des Direktorats (intern und extern), z.B. durch Bedarfsfeststellung, Angebotseinholung, Terminplanung, Budgetkalkulation sowie organisatorische Begleitung vor, während und nach Veranstaltungen
15. Beratung verantwortlicher Referenten hinsichtlich administrativer und haushaltsrechtlicher Vorgaben
Berichtswesen und Evaluationen
16. Administrative und statistische Zuarbeit für Berichte und Analysen (z. B. gegenüber der Leibniz-Gemeinschaft), Aufbereitung von Informationen für Berichtszwecke
17. Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner und externer Evaluierungen
18. Mitwirkung bei der Erstellung des Jahresberichtes sowie bei institutsweiten Berichtsanlässen
Unterstützung des Wissenschaftlichen Direktors
19. Aktualisierung interner Leistungs- und Publikationsdatenbanken des Wissenschaftlichen Direktors;
20. Vertretungsweise Unterstützung des Vorzimmers des Wissenschaftlichen Direktors, insbesondere bei Terminabstimmungen und Reiseorganisation; Organisatorische Unterstützung bei Besuchen und Terminen von Gästen des Direktors
Ihre Qualifikation:
21. Abgeschlossenes Hochschulstudium (mindestens Bachelor), vorzugsweise in Verwaltungs-, Wirtschafts-, Sozial- oder Organisationswissenschaften, oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger mehrjähriger Berufserfahrung
22. Praktische Erfahrung in einer administrativen oder koordinierenden Funktion, idealerweise im Wissenschafts- oder öffentlichen Umfeld
23. Sicherer Umgang mit administrativen Prozessen, idealerweise im Kontext des öffentlichen Dienstes (z. B. Personalvorgänge, Beschaffung, Budgetüberwachung)
24. Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen und im strukturierten Management paralleler Aufgaben
25. Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine sorgfältige, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
26. Hohe Serviceorientierung, Verlässlichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
27. Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit in Schnittstellenfunktionen
28. Sicherer Umgang mit gängigen IT-Anwendungen und digitalen Organisations-Tools
29. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse wünschenswert
Wir bieten:
30. Ein internationales Arbeitsumfeld, das eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten fördert
31. Ein kollegiales und aufgeschlossenes Arbeitsklima in einer dynamischen Forschungseinrichtung
32. Eingruppierung gemäß Tarifvertrag der Länder (TV-L) bis zu EG 10 bei Vorliegen der