Die Mission des Leibniz-Zentrums für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e. V. als national und international agierendes Forschungszentrum ist es, Wirkungszusammenhänge in Agrarlandschaften wissenschaftlich zu erklären und mit exzellenter Forschung der Gesellschaft die Wissensgrundlage für eine nachhaltige Nutzung von Agrarlandschaften bereitzustellen. Das ZALF ist Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft und unterhält neben dem Hauptstandort in Müncheberg (ca. 35 Minuten mit der Regionalbahn von Berlin-Lichtenberg) weitere Standorte in Brandenburg (Dedelow, Paulinenaue) sowie in Hessen (Gießen, Witzenhausen und Geisenheim).
Das Wissenschaftliche Direktorat des ZALF am Standort Müncheberg ist zuständig für die Unterstützung der strategischen Koordination, zentrale Wissenschaftskommunikation und Öffentlichkeitsarbeit. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, zunächst befristet auf 2 Jahre mit Perspektive der Verstetigung, eine/n
Administrative/r Manager/in im Wissenschaftlichen Direktorat (m/w/d) (m/w/d) 21-2026
Ihre Aufgaben:
Personalmanagement und administrative Koordination im Direktorat
1. Administrative Begleitung von Stellenbesetzungsverfahren im Direktorat
2. Organisation und Koordination von On- und Offboarding-Prozessen
3. Übersicht und Nachhalten/Aufbereiten von Personalunterlagen
4. Begleitung von Beschaffungen und Vergabeverfahren; sachliche Prüfung und Freigabe von Rechnungen
5. Pflege und Administration direktionseigener Infrastruktur und Tools (z. B. Kalender, Sammelpostfächer, Lizenzen, Inventar)
6. Redaktionelle Pflege von Direktorats- und Mitarbeitendenseiten auf der ZALF-Website und im Intranet
7. Wissensmanagement für Direktorat übergreifende Angelegenheiten
8. Arbeits- und Gesundheitsschutz im Direktorat, Administration von Arbeitsschutzunterweisungen, Pflege und Fortschreibung von Gefährdungsbeurteilungen
Schnittstellenmanagement und Veranstaltungsorganisation
9. Mitwirkung an der Weiterentwicklung administrativer Schnittstellen mit der zentralen Verwaltung, Unterstützung bei ZALF-weiten administrativen Vorhaben und Erarbeitung Direktorats interner Regelungen
10. Organisatorische Unterstützung ausgewählter Veranstaltungen des Direktorats (intern und extern)
Berichtswesen und Unterstützung des Wissenschaftlichen Direktors
11. Administrative und statistische Zuarbeit für Berichte und Analysen (z. B. gegenüber der Leibniz-Gemeinschaft), Aufbereitung von Informationen für Berichtszwecke
12. Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner und externer Evaluierungen und Mitwirkung bei institutsweiten Berichtsanlässen
13. Aktualisierung interner Leistungs- und Publikationsdatenbanken des Wissenschaftlichen Direktors;
14. Vertretungsweise Unterstützung des Vorzimmers des Wissenschaftlichen Direktors, insbesondere bei Terminabstimmungen und Reiseorganisation; Organisatorische Unterstützung bei Besuchen und Terminen von Gästen des Direktors
Ihre Qualifikation:
15. Abgeschlossenes Hochschulstudium (mindestens Bachelor), vorzugsweise in Verwaltungs-, Wirtschafts-, Sozial- oder Organisationswissenschaften, oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger mehrjähriger Berufserfahrung
16. Praktische Erfahrung in einer administrativen oder koordinierenden Funktion, idealerweise im Wissenschafts- oder öffentlichen Umfeld
17. Sicherer Umgang mit administrativen Prozessen, idealerweise im Kontext des öffentlichen Dienstes (z. B. Personalvorgänge, Beschaffung, Budgetüberwachung)
18. Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen und im strukturierten Management paralleler Aufgaben
19. Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine sorgfältige, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
20. Hohe Serviceorientierung, Verlässlichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
21. Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit in Schnittstellenfunktionen
22. Sicherer Umgang mit gängigen IT-Anwendungen und digitalen Organisations-Tools
23. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse wünschenswert
Wir bieten:
24. Ein internationales Arbeitsumfeld, das eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten fördert
25. Ein kollegiales und aufgeschlossenes Arbeitsklima in einer dynamischen Forschungseinrichtung
26. Eingruppierung gemäß Tarifvertrag der Länder (TV-L) bis zu EG 10 bei Vorliegen der