<p><strong>Office Manager (m/w/d)</strong></p><p><br></p><ul><li><strong>Standort:</strong> Norderstedt bei Hamburg</li><li><strong>Start:</strong> ab sofort oder nach Vereinbarung</li><li><strong>Anstellung:</strong> Vollzeit oder Teilzeit ab 30 Stunden pro Woche</li><li><strong>Arbeitsmodell:</strong> Präsenz im Office an fünf Tagen pro Woche, flexible Arbeitszeiten innerhalb eines verlässlichen Rahmens</li></ul><p><br></p><p><strong>Über uns</strong></p><p>Wir sind ein langfristig orientiertes Single Family Office mit Beteiligungen, Immobilien- und Infrastrukturinvestments sowie weiteren internationalen Investments. Unser Fokus liegt auf nachhaltigem Vermögensaufbau, professionellen Strukturen und einer langfristigen Perspektive.</p><p>In einem kleinen Team mit kurzen Entscheidungswegen arbeiten wir professionell, vertraulich und digital. Wir legen großen Wert auf klare Abläufe, gute Dokumente und eine verlässliche Organisation im Alltag.</p><p>Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine strukturierte, zuverlässige und lernbereite Persönlichkeit, die gerne organisiert, Dinge nachhält, Unterlagen sauber aufbereitet und moderne digitale Werkzeuge pragmatisch nutzt.</p><p>Die Rolle passt zu Menschen, die Freude daran haben, Ordnung in komplexe Themen zu bringen, Abläufe zu verbessern und Verantwortung für administrative Themen zu übernehmen.</p><p><br></p><p><strong>Ihre Aufgaben</strong></p><ul><li>Unterstützung bei internen Projekten, organisatorischen Vorhaben und Sonderthemen</li><li>Koordination von Aufgaben, Terminen, Rückmeldungen und offenen Punkten mit internen und externen Ansprechpartnern</li><li>Unterstützung bei Themen der internen Organisation, etwa Post, Besprechungsräume, Gästeempfang, Bewirtung und interne Standards</li><li>Nachhalten von Fristen, Bearbeitungsständen und nächsten Schritten</li><li>Erstellung von Übersichten, Protokollen, Entscheidungsvorlagen, Checklisten und organisatorischen Unterlagen</li><li>Pflege und Weiterentwicklung von Word-Vorlagen, Formularen, Präsentationsunterlagen und Dokumentenstandards</li><li>Strukturierung digitaler und analoger Ablagen und Unterstützung bei der Weiterentwicklung interner Arbeitsweisen</li><li>Erstellung von Arbeitsanleitungen, Prozessübersichten und Wissensdokumentationen</li><li>Unterstützung bei administrativen Governance-Themen, insbesondere bei Gesellschaftsunterlagen, Vollmachten, Beschlüssen, Registerunterlagen und Bankanforderungen</li><li>Koordination und Dokumentation von KYC-Unterlagen, Registerauszügen, Gesellschaftsunterlagen und weiteren Nachweisen</li><li>Unterstützung bei Unterschriftenläufen, Fristen, administrativen Abstimmungen, Belegen und Freigaben</li><li>Koordination organisatorischer und technischer Onboarding- sowie Offboarding-Prozesse</li><li>Zusammenarbeit mit ausgewählten externen Dienstleistern, insbesondere in den Bereichen IT, Facility und Büroservices</li><li>Sinnvoller Einsatz digitaler Tools und AI-Anwendungen, zum Beispiel zur Strukturierung von Informationen, Erstellung von Entwürfen, Recherche und Dokumentation</li></ul><p><br></p><p><strong>Ihr Profil</strong></p><ul><li>Sie haben Freude an Organisation, arbeiten sehr sorgfältig und möchten sich in administrative und koordinierende Aufgaben hineinentwickeln.</li><li>Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und verbindlich.</li><li>Sie haben Freude daran, Informationen zu ordnen, Abläufe zu strukturieren und Themen nachzuhalten.</li><li>Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Word, PowerPoint und Outlook.</li><li>Sie gehen sicher mit digitalen Arbeitsweisen um und sind offen für neue Tools sowie den pragmatischen Einsatz von AI-Anwendungen.</li><li>Sie lernen neue Themen schnell und arbeiten sich eigenständig in neue Aufgaben ein.</li><li>Sie kommunizieren klar, verbindlich und professionell.</li><li>Sie gehen diskret und verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um.</li><li>Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse.</li></ul><p><br></p><p><strong>Idealerweise bringen Sie außerdem mit</strong></p><ul><li>Eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation</li><li>Erste Erfahrung im Office Management, in der Assistenz, Projektkoordination oder Administration</li><li>Erfahrung mit SharePoint oder vergleichbaren Plattformen</li><li>Berührungspunkte mit KYC-, Governance-, Banken- oder Compliance-Themen</li><li>Erfahrung mit administrativen Finance- oder Dokumentationsprozessen</li><li>Erfahrung aus einer Bank, Kanzlei, Beratung, Vermögensverwaltung oder einem vergleichbaren professionellen Umfeld</li></ul><p><br></p><p><strong>Was uns wichtig ist</strong></p><p>Wir suchen eine Persönlichkeit, die Organisation nicht nur verwaltet, sondern gerne mitdenkt, strukturiert und weiterentwickelt.</p><p>Wichtig ist uns nicht ein ganz bestimmter Lebenslauf, sondern Ihre Arbeitsweise: Sie arbeiten zuverlässig, sorgfältig und verbindlich, gehen diskret mit vertraulichen Informationen um und haben Freude daran, sich in neue Themen einzuarbeiten.</p><p>Wenn Sie gern Ordnung in komplexe Themen bringen, digitale Tools neugierig nutzen und Abläufe Schritt für Schritt besser machen möchten, passen Sie gut zu uns.</p><p><br></p><p><strong>Wir bieten</strong></p><ul><li>Eine vielseitige Rolle in einem professionellen und vertraulichen Umfeld</li><li>Ein langfristig orientiertes Unternehmen mit hoher Stabilität</li><li>Kurze Entscheidungswege und enge Zusammenarbeit im Team</li><li>Ein Arbeitsumfeld, in dem Ihre Arbeit sichtbar ist und wirklich gebraucht wird</li><li>Moderne digitale Arbeitsweise und zeitgemäße Tools</li><li>Möglichkeit, Standards, Prozesse und Organisationsstrukturen aktiv mitzugestalten</li><li>Attraktive Vergütung abhängig von Erfahrung, Arbeitszeit und Verantwortungsumfang</li><li>Betriebliche Zusatzleistungen, zum Beispiel JobRad, sowie ein wöchentliches gemeinsames Teamessen</li></ul><p><br></p><p><strong>Bewerbung</strong></p><p>Wenn Sie Freude daran haben, in einem professionellen Umfeld Struktur zu schaffen, Dokumente sauber aufzubereiten und administrative Themen verlässlich zu koordinieren, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.</p>