Kaufmännische Assistenz für das Dokumentenmanagement (m/w/d)
Du liebst es, Dokumente effizient zu erstellen, zu bearbeiten und zu archivieren? Kommunizierst komplexe Infos klar und arbeitest gern im Team? Dann haben wir das Richtige für dich! Documentation Management Assistant - (m/w/d) Jahresgehalt: 45.000 EUR bis 61.000 EUR Die Stelle ist ab 01.06.2026 zu besetzen und derzeit vorläufig für 24 Monate befristet - Option auf Übernahme beim Kunden
Das kannst du von uns erwarten:
* Variable leistungsbezogene Vergütung/Prämie
* Arbeitszeitkonto
* Wochenarbeitszeit 37,5 Std.
* Urlaubs- und Weihnachtsgeld
* Bis zu 30 Tage Tarifurlaub
* Verantwortungsvolle Aufgabe in einem innovativen pharmazeutischen Unternehmen
* Ausführliche Einarbeitung durch ein motiviertes Kollegenteam
* Möglichkeit zur fachlichen Weiterentwicklung
* Betriebsrestaurant und Teamevents
Das sind deine Aufgaben:
* Eigenständige Organisation, Koordination und fristgerechte Bearbeitung von Fachbereichsdokumenten und Berichten unter GxP-konformer Systemnutzung
* Steuerung des gesamten Dokumentationszyklus (Erstellung bis Finalisierung/Approval) inklusive Workflow-Koordination und technischer Umsetzung
* Monitoring und kontinuierliche Weiterentwicklung der Template-Landschaft durch Konzeption, Erstellung und Optimierung von Vorlagen, Manuals und Best Practices
* Einführung neuer Mitarbeitender in die Dokumentenmanagement-Prozesse sowie zentrale Ansprechperson für system- und prozessbezogene Fragestellungen (insb. EDMS-for-Submission, GxP-Archivierung und Formatierung
* Eigenverantwortliche Sicherstellung der ordnungsgemäßen Rohdatenarchivierung gemäß GLP-, GCP- und non-GxP-Anforderungen in der Funktion als zentrale Schnittstelle
* Wahrnehmung der Key-User-Funktion und des First-Level-Supports für relevante Systeme sowie Koordination von IB QC Checks für CPS-Funktionen.
* Recherche von Publikationen und Referenzen sowie Beantragung und Verwaltung von Referenznummern für diverse Dokumententypen
* Vertretung des Fachbereichs bei Audits und Inspektionen
Das bringst du mit:
* Abgeschlossene kaufmännische oder naturwissenschaftliche Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung oder eine Ausbildung zum medizinischen Dokumentar (m/w/d) oder vergleichbare Qualifikation mit langjähriger Berufserfahrung im Dokumentation Management
* Mehrjährige fundierte Erfahrung in den relevanten Prozessen sowie im Umgang mit den entsprechenden Systemen innerhalb des Verantwortungsbereichs
* Erfahrung bei der Bearbeitung klinischer und nicht-klinischer Dokumente oder Dokumentteilen ist essentiell
* Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie eine ausgeprägte Bereitschaft und Fähigkeit, sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten
* Kommunikationsstark, Serviceorientiert und ein freundliches, souveränes Auftreten gepaart mit einem hohen Maß an Zuverlässigkeit
* Teamplayer mit eigenverantwortlicher, proaktiver und lösungsorientierter Arbeitsweise
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Bereitschaft zur regelmäßigen Vor-Ort-Präsenz und zur engen Zusammenarbeit im Team
Klingt das nach einem Match für Dich? Dann werde Teil des Teams! Bitte maile uns deinen Lebenslauf an: biberach@hey-cleo.de
cleo ist Dein persönlicher Jobfinder. Bei uns dreht sich alles um Dich Deine Talente, Deine Wünsche, Deine Ziele. Wir begleiten Dich auf Deiner Karriereleiter, ob als Einsteiger oder erfahrene Fachkraft. Mit unserer Marktkenntnis und unserem Engagement finden wir nicht nur einen Job, sondern den Job, der Deine Stärken schätzt, Dir Freude bereitet und Balance in Deinem Leben schafft. Also? Lass uns gemeinsam den Job finden, der Dich zum Strahlen bringt!