Facility management specialist (m/w/d)

Entdecke HELM als besonderes Familienunternehmen und als attraktiven Arbeitgeber. Unser Ziel ist es, durch ständigen Austausch und Vernetzung im globalen Teamwork unseren Kunden zukunftsorientierte Lösungen anzubieten. Zu jeder Zeit, an jedem Ort. Dies lässt uns proaktiv handeln und langfristig denken – im operativen Geschäft, Qualitätsmanagement, der Prozessoptimierung, Produktentwicklung und Distribution. So sind wir Innovationstreiber, Möglichmacher und verlässlicher Partner in einem.

In dieser Funktion sind Sie eine zentrale Anlaufstelle für sämtliche interne Anfragen an das Facility Management.

Im Detail bedeutet Dies:

• In dieser Funktion betreuen Sie die Organisation und Vergabe unserer Mitarbeiterappartements, übernehmen die Erstellung und Ausgabe der Reiseunterlagen und koordinieren in Zusammenarbeit mit internen und externen Dienstleistern sämtliche Pflege- und Instandhaltungsmaßnahmen dieser.
• Sie übernehmen die Verwaltung weiterer Immobilien, behalten Miet- und Kündigungsfristen im Blick und Erfassen und Verwalten alle anstehenden Kosten und Rechnungen (z. B. Instandhaltung, Material, Strom, Telefon) in unserer elektronischen Datenbank.
• Zudem koordinieren diverse Instandhaltungs- und Wartungsaufträge und übernehmen die Kommunikation und Terminabstimmung mit externen Dienstleistern in diesem Zusammenhang.
• Darüber hinaus übernehmen Sie verantwortungsvoll die gesamte Schlüssel- und Transponderverwaltung inklusive Dokumentation und Programmierung, koordinieren die Aus- und Rückgabe für Mitarbeitende, Dienstleister und Besucher. Hierbei haben Sie auch einen Überblick über die Auf- und Entwertung der Transponder und Dokumentieren diese zur Weitergabe an unsere Buchhaltung.
• Für den Bereich Facility Management erfassen und strukturieren Sie sämtliche Rechnungen, ordnen diese den jeweiligen Projekten zu, fordern bei Bedarf neue Projektnummern an und stellen die relevanten Unterlagen für die Budgeterstellung zusammen.
• Auch bei internen Umzügen und Umbauten unterstützen Sie administrativ und übernehmen ggf. die Abstimmung mit Handwerkern, IT oder weiteren internen Abteilungen. Hierbei übernehmen Sie auch die Pflege und Aktualisierung der Etagenpläne in Microsoft Visio.

• Sie bringen eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation mit und freuen sich darauf, Ihr Wissen bei uns einzubringen.
• Idealerweise verfügen Sie bereits über Erfahrung in der Assistenz oder Sachbearbeitung und überzeugen durch Ihr ausgeprägtes Organisationstalent.
• Der Umgang mit MS-Office fällt Ihnen leicht und Sie sind offen dafür, neue digitale Tools – wie beispielsweise Microsoft Visio – in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren.
• Als echter Teamplayer überzeugen Sie durch freundliches Auftreten sowie Ihre hohe Einsatzbereitschaft, Flexibilität und Zuverlässigkeit.
• Idealerweise verfügen Sie über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

• Mobiles Arbeiten
• 30 Tage Urlaub
• Urlaubsgeld
• Weihnachtsgeld
• Vermögenswirksame Leistungen
• Fahrgeldbonus / Deutschlandticket
• Business Bike
• Parkmöglichkeiten
• HELM Academy LinkedIn Learning, Sprachkurse, Trainings etc.
• Betriebskindergarten
• Hochzeitsbonus
• Geschenke zur Geburt
• Treueprämien
• HELM Betriebsrestaurant & Kaffeeküchen
• HELM Ferienappartements
• PC & Firmenhandy (f.n.)
• Betriebliche Altersversorgung

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