Als Executive Assistent unterstützen Sie unseren CEO und Unternehmer mit mehreren Firmen in allen organisatorischen, administrativen und projektbezogenen Belangen. Sie arbeiten sehr eng und vertrauensvoll mit dem Unternehmer zusammen, strukturieren den Alltag, schaffen Überblick und stellen sicher, dass Aufgaben, Termine und Informationen reibungslos koordiniert werden. Dabei agieren Sie zuverlässig, vorausschauend und mit hoher Eigenständigkeit.
Aufgaben
Büroorganisation & Administration
* Selbstständige Planung und Koordination des Termin- und Aufgabenmanagements
* Sicherstellung eines effizienten Tagesablaufs sowie Priorisierung eingehender Themen
* Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, inkl. Protokollen und Follow-ups
* Koordination von interner und externer Kommunikation
* Strukturierung, Verwaltung und Ablage von Dokumenten
1. Reise- und Eventkoordination
* Organisation von Geschäftsreisen (national & international)
* Planung von Unterkünften, Transfers und Reiseunterlagen
* Unterstützung bei der Vorbereitung von geschäftlichen Veranstaltungen oder Terminen
1. Projektbezogene Assistenz
* Durchführung von Recherchen, Analysen und Auswertungen
* Unterstützung bei juristischen und administrativen Vorgängen (z. B. Dokumentenvorbereitung, Abstimmung mit Anwaltskanzleien, Notariaten oder Steuerberatern)
* Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Zusammenfassungen
* Koordination kleinerer Projekte zur Entlastung des Unternehmers
1. Schnittstellen- & Kommunikationsmanagement
* Ansprechpartner/in für interne und externe Stakeholder
* Koordination mit Dienstleistern, Partnern und Geschäftskontakten
* Sicherstellung eines klaren und strukturierten Informationsflusses
Qualifikation
* Berufserfahrung als Executive Assistant, Persönliche Assistenz oder in einer vergleichbaren Rolle
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
* Hohe Flexibilität und Bereitschaft zu regelmäßigen, teilweise kurzfristigen Reisen
* Verfügbarkeit und Belastbarkeit auch außerhalb klassischer Bürozeiten, wenn erforderlich
* Sehr gutes Organisationsvermögen, strukturierte Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe
* Loyalität, Diskretion und ein souveränes, vertrauenswürdiges Auftreten
* Fähigkeit, Situationen schnell einzuschätzen und Lösungen proaktiv voranzutreiben
* Technische Affinität sowie sicherer Umgang mit modernen Tools
* Führerschein Klasse B
Benefits
* Hochwertige technische Ausstattung (Laptop, Smartphone etc.)
* Dienstwagen mit Privatnutzung
* Faire, attraktive Vergütung
* Ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Aufgabenspektrum
* Viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen
* Ein internationales, dynamisches Arbeitsumfeld
* Eigenes, modern ausgestattetes Büro
* Enge und direkte Zusammenarbeit mit dem Unternehmer