Teamassistenz - Internal Communications
(m/w/d)
Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH Essen Startdatum: sofort Referenznummer: 836352/1
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Aufgaben
1. Eigenverantwortliche Organisation und Steuerung aller Sekretariatsaufgaben inklusive Terminplanung und -überwachung für die Abteilungsleitung
2. Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen sowie Koordination interner Abläufe
3. Erstellung, Gestaltung und Qualitätssicherung von Präsentationen und Unterlagen – auch für die Vorstandsebene
4. Eigenständige Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache inklusive E-Mail-Management
5. Steuerung und Abstimmung mit internen und externen Dienstleistern
6. Bearbeitung von Rechnungen, Erstellung von Bestellanforderungen und Nachverfolgung in SAP
7. Übernahme von eigenen Projekten wie Unterstützung der Veranstaltungsreihe Lunch & Learn und Unterstützung bei den Formaten der internen Kommunikation (Back Office bei Town Halls, Redaktion)
8. Erstellung von Grafiken und Bearbeitung von Inhalten im Content-Management-System Sitecore
9. Eigenständige Informationsrecherche sowie administrative und konzeptionelle Unterstützung strategischer Projekte
10. Enge Zusammenarbeit mit Vorstandssekretariaten und im konzernweiten Assistenz-Pool der Unternehmenskommunikation
Profil
11. Fundierte Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise mit Projektverantwortung
12. Ausgezeichnete schriftliche Ausdrucksweise und sichere Grammatikkenntnisse
13. Strukturierte und strategische Denkweise sowie Organisationsstärke
14. Hohe Kundenorientierung, Belastbarkeit und Flexibilität
15. Eigenverantwortliches und motiviertes Arbeiten im Team
16. Sehr gute Kenntnisse in MS Office und SAP, idealerweise Erfahrung mit Tools wie BeA, Gingco, Epos, Prisma, Cytric, IT-Service
17. Offenheit für neue digitale Tools und Medien
Benefits
18. Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
19. Angenehmes Arbeitsklima
20. Hays ermöglicht den Einstieg bei innovativen Unternehmen