Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für unseren Geschäftsteil Betrieb im Fachbereich Straßen eine
Sekretariatskraft (m/w/d) für die Straßenmeisterei Besigheim, 100%
Kennziffer 57 / 26 / 303
Aufgaben
Das Aufgabengebiet umfasst:
* selbstständige Organisation und Leitung des Sekretariats der Straßenmeisterei (Posteingang, Ablage, Termin- und E-Mail-Management)
* Telefonzentrale mit Auskunft und Vermittlung von internen und externen Anrufen (insbesondere von Polizei, Feuerwehr und Gemeindeverwaltungen, sowie Weitergabe an zuständige Personen bzw. Rufbereitschaften bei Abwesenheit der Straßenmeister)
* Prüfung der Arbeitsnachweise und Erfassung der Arbeitsstunden für die Mitarbeitenden der Straßenmeisterei im System „LuKAS“, sowie Übermittlung aller lohnrelevanten Daten an die Personalstelle
* Rechnungsprüfung und Kontierung eingehender Rechnungen, sowie Fristenüberwachung (z. B. Gewährleistungsfristen von Baumaßnahmen, wiederkehrende Prüfungen, Vertrags- und Versicherungstermine)
* Beschaffung, Verwaltung und Ausgabe von Büromaterial inkl. eigenständiger Bewirtschaftung eines Budgetrahmens
Profil
Sie verfügen über:
* eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement oder eine vergleichbare verwaltende bzw. kaufmännische Berufsausbildung
* sichere Kenntnisse und praktische Erfahrung in moderner Büroorganisation, Terminverwaltung und schriftlicher Korrespondenz
* gute Kenntnisse im Umgang mit EDV-Anwendungen (insbesondere MS Office) sowie die Bereitschaft und Fähigkeit, sich in Fachverfahren wie LuKAS, elektronische Akte und weitere Fachsysteme einzuarbeiten
* ausgeprägtes Organisationsgeschick, Selbstständigkeit und die Fähigkeit, Vorgänge nach Dringlichkeit zu priorisieren – insbesondere bei telefonischen Notfallmeldungen
* Kommunikationsstärke und Serviceorientierung im Umgang mit Bürgerinnen und Bürgern, Mitarbeitenden, Führungskräften sowie externen Stellen (z. B. Polizei, Feuerwehr, Firmen)
Wir bieten
Wir bieten Ihnen:
* bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen eine unbefristete Stelle in Entgeltgruppe 6 TVöD
* betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
* flexible Arbeitszeitmodelle sowie - abhängig vom Arbeitsplatz - die Möglichkeit zu Mobiler Arbeit
* spannende und herausfordernde Aufgaben in einem motivierten Team
* vielseitige interne sowie externe Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
* betriebliches Gesundheitsmanagement und Betriebssportangebote
* interessante Mitarbeitervorteile wie Corporate Benefits und Fahrradleasing
* einen Fahrtkostenzuschuss von 75% für das Deutschland-Ticket für den öffentlichen Personennahverkehr
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