Bundesinstitut für Impfstoffe und biomedizinische ArzneimittelFederal Institute for Vaccines and Biomedicines
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Das Paul-Ehrlich-Institut ist ein Bundesinstitut im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für GesundheitThe Paul-Ehrlich-Institut is an Agency of the German Federal Ministry of Health
Wir suchen für unser Referat Z3 "Beschaffung und Logistik" zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Sachbearbeitung (m/w/d) imDokumentenmanagement
Wir, das Paul-Ehrlich-Institut,
sind eine wissenschaftliche Einrichtung des Bundes, die für die Prüfung und Zulassung von Impfstoffen und biomedizinischen Arzneimitteln zuständig ist und im Bereich der Life Sciences Forschung betreibt. Die Vernetzung mit nationalen und internationalen Akteuren macht uns zu einem kompetenten Ansprechpartner für die Öffentlichkeit, Wissenschaft, Medizin, Politik und Wirtschaft.Das Referat Z3
ist als interner Dienstleister für die Beschaffung, die Logistik und das Infrastrukturelle Facility Management des Paul-Ehrlich-Instituts verantwortlich. Das Aufgabengebiet erstreckt sich vom Einkauf von Lieferungen über die Materialbewirtschaftung, das Dokumentenmanagement (Eingang/Verteilung/Ausgang) bis hin zu geschäftsunterstützenden Dienstleistungen der Liegenschaftsnutzung.
Ihre Aufgaben
Betreuung zentraler E‐Mail- und De-Mail-Adressen sowie Weiterverarbeitung der EingängeRegistrierung aller elektronischen und papiergebundenen Eingänge im Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem (DMS/VBS) oder in anderen Softwarelösungen des InstitutsDurchführung standardisierter Qualitätssicherung der Postein- und PostausgangsbearbeitungZentraler Postversand in elektronischer und papiergebundener Form, inkl. Nachverfolgung zugestellter AusgangsschreibenTelefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Kunden; extern überwiegend in englischer SpracheUnterstützung der Referatsleitung, z. B. bei der Beantwortung von Anfragen sowie der Erstellung von Statistiken
Unsere Anforderungen
Abgeschlossene Berufsausbildung als medizinische Dokumentationsassistenz (m/w/d) oder eine vergleichbare Berufsausbildung im Bereich der medizinischen DokumentationGrundkenntnisse im Bereich Arzneimittelzulassung und der entsprechenden gesetzlichen GrundlagenKenntnisse über Registratursysteme und ‐formenIdealerweise Erfahrung im Bereich DokumentenmanagementGute IT‐Anwendungskenntnisse (Microsoft Office, Datenbanken, Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme) sowie die Bereitschaft, sich auch in komplexe Softwarelösungen einzuarbeitenSelbstständige und strukturierte ArbeitsweiseSchnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Lern- sowie EinsatzbereitschaftGutes sprachliches und schriftliches AusdrucksvermögenSehr gute Deutsch- (Niveau C1) und grundlegende Englischkenntnisse (Niveau A2 gemäß des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen) in Wort und Schrift
Unser Angebot
ist ein vielseitiger und anspruchsvoller Arbeitsplatz zentral im Rhein-Main-Gebiet mit guten Anschlüssen an das öffentliche Verkehrsnetz (Autobahn, Flughafen, S-Bahn). Als Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes bieten wir die hierfür üblichen Sozialleistungen wie Jahressonderzahlung, Betriebsrente und vermögenswirksame Leistung.Das Beschäftigungsverhältnis ist zum Zwecke der Elternzeitvertretung mit Sachgrund voraussichtlich bis zum 30.06.2028 gemäß § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 Teilzeit- und Befristungsgesetz i. V. m. § 21 Abs. 1 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) befristet.Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Der Dienstposten ist nach E7 TVöD, Teil III der Anlage 1 des TVEntgO Bund bewertet. Die Zuordnung zu den Stufen erfolgt unter Berücksichtigung der persönlichen einschlägigen Erfahrungen. Schwerbehinderte Bewerbende (m/w/d) werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das Paul-Ehrlich-Institut fördert die Gleichstellung von Menschen sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Hierfür bieten wir u. a. sehr flexible Arbeitszeiten (Teilzeitmodelle, keine Kernarbeitszeiten), hybrides Arbeiten (max. 60 % remote), Kindergartenplätze und zahlreiche Fortbildungsmöglichkeiten. Unser betriebliches Gesundheitsmanagement und die Bezuschussung des Jobtickets runden das Angebot ab.
Ihre Bewerbung
Ihre aussagekräftige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Abschlussurkunden & Arbeitszeugnisse) übermitteln Sie bitte bis zum 14.06.2026 ausschließlich über unser Bewerberportal unter Angabe der JobID 1467 .
Jetzt bewerben!
Fragen zum Bewerbungsverfahren richten Sie bitte an Larissa Jasmin Blank (E‐Mail: karriere@pei.de, Telefon: +49 6103 77‐1133 ).
Wir weisen darauf hin, dass das Bundesministerium für Gesundheit im Rahmen seiner aufsichtsrechtlichen Befugnisse im Einzelfall Einblick in Ihre Bewerbungsunterlagen nehmen kann (Art. 6 Abs. 1 Ziff. C DSGVO i. V. m. § 3 Abs. 1 GGO und Art. 65 GG), um eine interessengerechte und zweckmäßige Personalauswahl sicherzustellen. Ihre Daten werden unmittelbar nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.