Im Rektorat der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg ist eine Stelle als
Assistent*in (m/w/d) im Büro des Rektors
zu besetzen.
Entgeltgruppe: bis 9a TV-L
Einstellungsdatum: zum nächstmögl. Zeitpunkt
Befristung: unbefristet
Arbeitszeit: 100 %
Wir sind eine Universität mit Schwerpunkten in den Ingenieur- und Naturwissenschaften sowie Wirtschaftswissenschaft, Humanwissenschaften und Medizin. 13.000 Studierenden aus dem In- und Ausland sowie ca. 3.000 Beschäftigten bieten wir hervorragende Studien- und Arbeitsbedingungen.
Der Rektor vertritt die Universität nach außen und ist gemeinsam mit den weiteren Rektoratsmitgliedern verantwortlich für die Geschäftsführung und die strategische Entwicklung der Universität. Als Assistenz im Büro des Rektors entlasten Sie den Rektor, den Leiter des Rektoratsbüros sowie angegliederte Bereiche umsichtig, steuern Abläufe vorausschauend, bereiten Vorgänge eigenständig vor und übernehmen organisatorische Aufgaben.
Ihre Aufgaben:
* erste Ansprechperson für Fakultäten, zentrale Einrichtungen, Verwaltung, Ministerien, externe Partner und Gäste
* Vorhalten eines vorausschauenden Termin-, Fristen- und Wiedervorlagesystems einschließlich Priorisierung und Nachverfolgung offener Vorgänge
* aktive Mitwirkung bei Digitalisierungsprojekten im Rektorat
* operative Begleitung bei der internen und externen Kommunikation des Rektorats, einschließlich der Vor- und Nachbereitung von Kontakten, Korrespondenz und Abstimmungen mit externen Partnern und universitätsnahen Gesellschaften
* eigenständige Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen der Rektoratsmitglieder
* Vorbereitung von Unterlagen, Entscheidungsvorlagen, Präsentationen, Gesprächsnotizen und Protokollen
* Recherche, Zusammenstellung und Aufbereitung von Informationen für Leitungsentscheidungen
* Mitwirkung bei der Organisation hochschulinterner und externer Veranstaltungen, Sitzungen und Empfänge
* Pflege vertraulicher Daten, Akten und Dokumentationen
* Unterstützung bei Sonderaufgaben und Projekten des Rektorats
* eigenständige Klärung einfacher bis mittlerer Verwaltungsfragen sowie Vorbereitung komplexerer Vorgänge zur Entscheidung
Ihr Profil:
Das Team des Rektoratsbüros freut sich darauf, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, wenn Sie Folgendes mitbringen:
* eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation;
* Diskretion, Loyalität und ein hohes Maß an Vertraulichkeit;
* verbindliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten;
* ausgeprägte Selbständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Entscheidungsfähigkeit im eigenen Aufgabenbereich;
* einschlägige Erfahrungen im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, idealerweise in einer leitungsnahen Funktion im Hochschul- bzw. Wissenschaftsbereich;
* einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint, sowie grundlegende Fähigkeiten in der ansprechenden Aufbereitung von Dokumenten und Unterlagen;
* hohe Lernbereitschaft, Sorgfalt und Organisationsvermögen im Umgang mit neuen Aufgabenfeldern und sich verändernden Anforderungen;
* sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Englischkenntnisse.
Unser Angebot:
* Universität mit Zukunft: Ein lebendiger, grüner Campus mit Vernetzungsmöglichkeiten, kulturellen Angeboten und einer nachhaltigen Entwicklung .
* Persönliche Entwicklung: vielfältige Weiterbildungsangebote – von zielgruppenspezifischen Trainings bis zu World Cafés.
* Mitwirkung und Wertschätzung bei einem sicheren und gleichzeitig innovativen und vielfältigen Arbeitgeber
* attraktive Verweil- und Verpflegungsmöglichkeiten auf dem Campus
* Sicherheit und Gesundheit: Eine betriebliche Altersvorsorge, attraktive Gesundheitsangebote und ein vielfältiges Sportprogramm .
* Chancengerechtigkeit und Vielfalt: Wir fördern aktiv Chancengerechtigkeit, Vielfalt und Inklusion.
* Familie und Karriere: Familienfreundliche Angebote wie Eltern-Kind-Zimmer, Ferienbetreuungsmöglichkeiten sowie ein familienfreundliches Arbeitsumfeld.
Bei inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an den Referenten des Rektors Herrn Dr. Kirbs unter Tel. 0391-67-58683 bzw. per E-Mail r-r@ovgu.de .
Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg ist Unterzeichnerin der Charta der Vielfalt. Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, unabhängig von Geschlecht, kultureller und sozialer Herkunft, Alter oder sexueller Orientierung. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen und ihnen Gleichgestellten werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg setzt sich für die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern ein.
Bitte beachten Sie die Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter:
Ihre vollständige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) senden Sie bitte bis zum
1. Juni 2026 über das Online-Bewerbungsportal.