Personal Assistent
(m/w/d)
Arbeitnehmerüberlassung München Startdatum: sofort Referenznummer: 864031/1
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Aufgaben
1. Sekretariatsorganisation und Assistenz – Du unterstützt das Tribe Management im Tagesgeschäft, führst Wiedervorlagen, koordinierst selbstständig Termine mit internen und externen Teilnehmern und bereitest wichtige Entscheidungen vor
2. Meeting- und Veranstaltungsmanagement – Du planst, organisierst und rechnest Meetings und Team-Events professionell ab – von der Einladung bis zur Nachbereitung
3. Reisemanagement und Zeitwirtschaft – Du koordinierst Dienstreisen gemäß Reiserichtlinie, übernimmst die Abrechnung und fungierst als Zeitwirtschaftsbeauftragte
4. Beschaffung und Rechnungswesen – Du bestellst Büro- und Gebrauchsmaterial und bearbeitest die zugehörigen Rechnungen
5. Zentrale Ansprechperson und Sonderaufgaben – Du bist die erste Anlaufstelle für alle organisatorischen Themen, treibst selbstständig Themen voran und priorisierst eigenständig im Rahmen des selbstorganisierten Arbeitens
6. Vertragsmanagement – Du übernimmst die Verwaltung und Pflege von Verträgen und behältst Fristen und Verlängerungen im Blick
7. Stakeholder-Koordination und Innovation – Du bist zentrale Schnittstelle zu Tribe Circle, Vorstandssekretariat, Chapter Leads und weiteren agilen Rollen, nutzt KI-Tools wie AllianzGPT zur Effizienzsteigerung und bringst kontinuierlich Ideen zur Prozessoptimierung ein
Profil
8. Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbare Qualifikation
9. Berufserfahrung im Bereich Assistenz/Sekretariat
10. Sehr eigenverantwortliche, ergebnisorientierte und strukturierte Arbeitsweise mit Überblick auch in komplexen Situationen
11. Professioneller Umgang mit allen Office-Anwendungen (PowerPoint, Excel, Word, Outlook, Teams)
12. Tool-Kenntnisse: Jira und Confluence
13. Agile Vorerfahrung oder starkes Interesse an agilen Arbeitsweisen
14. KI-Affinität und Experimentierfreude mit neuen Technologien
Benefits
15. Internationales Unternehmen