Die Fraunhofer Heilbronn Forschungs- und Innovationszentren HNFIZ stehen für exzellente Forschung mit direktem Impact für Wirtschaft und Gesellschaft.
Am modernen Standort Heilbronn bündeln sechs Fraunhofer-Institute ihre Kompetenzen in acht Forschungs- und Innovationszentren, um zentrale Zukunftsthemen in den Bereichen Künstliche Intelligenz, Digitalisierung und Wertschöpfung gemeinsam mit Unternehmen, Hochschulen und öffentlichen Einrichtungen voranzutreiben.
Als Assistenz der Geschäftsstellenleitung der Fraunhofer HNFIZ übernehmen Sie eine zentrale organisatorische und kommunikative Rolle im Herzen dieses dynamischen Forschungsumfelds. Sie koordinieren Abläufe, managen Termine und Prozesse, unterstützen bei Veranstaltungen und tragen dazu bei, dass der Aufbau und Betrieb der Geschäftsstelle effizient, professionell und zukunftsorientiert verläuft – auch durch den Einsatz moderner digitaler und KI-gestützter Tools.
In dieser Schlüsselposition erwarten Sie vielseitige Aufgaben mit Verantwortung, Gestaltungsspielraum und der Möglichkeit, den Ausbau eines einzigartigen Innovationsstandorts aktiv mitzugestalten.
Büroorganisation & Terminmanagement: Eigenverantwortlich und vorausschauend steuern Sie den Kalender der Geschäftsstellenleitung, wobei Sie beispielsweise Reisen planen und organisieren sowie Meetings vor- und nachbereiten, inkl. Kommunikation & Events: Sie übernehmen die Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, erstellen Unterlagen und Präsentationen und organisieren darüber hinaus interne sowie externe Termine, Besuche und Veranstaltungen.
Schnittstellenmanagement: In enger Zusammenarbeit mit den Assistenzen anderer Fraunhofer-Institute, Fachabteilungen und externen Partnern agieren Sie an der verbindenden und koordinierenden Schnittstelle zwischen unterschiedlichen Akteur*innen.
Mitgestaltung des Aufbaus der Geschäftsstelle: Aktiv unterstützen Sie beim weiteren Aufbau und der Prozessgestaltung der Geschäftsstelle, inkl. Koordination studentischer Hilfskräfte: Sie managen das Onboarding neuer Hilfskräfte und begleiten die Einsatzplanung, Aufgabenkoordination und Qualitätssicherung – inkl. Unterstützung beim Stakeholder Management: Des Weiteren sind Sie mitverantwortlich für den DSGVO-konformen Ausbau der CRM-Datenbank, wofür Sie sowohl Verteilerlisten als auch Einladungen verwalten und Follow-ups sowie die Dokumentation koordinieren.
Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich für die Leitungs- oder Geschäftsführungsebene
Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
Routine mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, OneNote, SharePoint, OneDrive, Excel und PowerPoint; idealerweise Kenntnisse in Planner, To Do, Forms, Power Automate oder SAP
Ein faires und transparentes Vergütungssystem mit individuellen, leistungsbezogenen Vergütungsbestandteilen und Erfolgsbeteiligung
Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
Weitere Benefits (u. a. vergünstigtes Deutschlandticket, Diensthandy – auch zur Privatnutzung – und betriebliche Altersvorsorge)
Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Unsere Aufgaben sind vielfältig und anpassbar – für Bewerber*innen mit Behinderung finden wir gemeinsam Lösungen, die ihre Fähigkeiten optimal fördern. Das Gleiche gilt, wenn sie aufgrund einer Behinderung nicht alle Profilanforderungen erfüllen.
Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden.
Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD).
Nach Eingang Ihrer Online-Bewerbung erhalten Sie eine automatische Empfangsbestätigung. Frau Anja Roth
Leitung Geschäftsstelle Fraunhofer HNFIZ
Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO