Die 2002 gegründete TRAFFIC Productions GmbH, mit Offices in Berlin, Hamburg und München ist eine inhabergeführte Kommunikations- und Produktionsagentur mit ca. 80 Mitarbeitern.
Für das Family Office unseres Gesellschafters (in der Region am Rhein-Mosel-Gebiet) suchen wir eine zuverlässige, diskrete und vorausschauende Unterstützung im Backoffice Management - gerne auch remote.
In dieser vertrauensvollen Position übernimmst du eine Vielzahl organisatorischer und administrativer Aufgaben – sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Kontext – und hältst dabei alle Fäden zusammen.
Aufgaben
* Reiseorganisation (buchhalterisch & operativ) – geschäftlich & privat
* Kalenderorganisation: Terminkoordination und Zeitmanagement, Planung von Meetings
* Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern
* Erstellung von Präsentationen, Recherche, Auswertung und Aufbereitung von Informationen
* Markenanmeldung und -überwachung (dpma und EUIPO)
* Officemanagement (Bestellungen, Fuhrpark, Kuriere, IT, etc.)
* Immobilien- & Projektkoordination
* Organisation des Immobilien-Portfolios, wie z.B. Besichtigungen, Inseraten und Übergaben, sowie die Zusammenarbeit mit Hausverwaltungen und externen Dienstleistern
* Korrespondenz mit Anwälten, Notaren und Behörden
* Unterstützung bei steuerlichen Themen, Versicherungen & Finanzfragen
* Organisation privater Anliegen (z. Reisen, Dokumente, Verträge, Besorgungen, Events)
Qualifikation
* Du hast bereits Erfahrung in der persönlichen Assistenz idealerweise in einer Agentur
* Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Abschluss
* Organisationstalent mit Blick für’s Detail und Gespür für Menschen
* Hohe Diskretion, Loyalität und Selbstständigkeit
* Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse
* Sicherer Umgang mit digitalen Tools (MS Office, Mac, Adobe Acrobat etc.)
* Freude an einem vielfältigen Aufgabenbereich mit Eigenverantwortung
Benefits
* Arbeiten in einem kreativen, wertschätzenden Umfeld mit flachen Hierarchien
* Vielfältige Aufgaben mit Gestaltungsspielraum
* Einen Arbeitsplatz, der Beruf und Privatleben respektvoll miteinander verbindet
* Du erhältst Mitarbeitervorteile wie z.B. eine Urban Sportsclub Mitgliedschaft, einen Zuschuss für den ÖPNV sowie die betriebliche Altersvorsorge
Du erkennst dich in dieser Position wieder? Dann freut sich unser HR-Team auf deine Bewerbung.