Projektassistenz (m/w/d) / Büromanagement (m/w/d)
Diakoneo ist eines der größten Gesundheits- und Sozialunternehmen in Deutschland. Als international vernetztes diakonisches Unternehmen in Süddeutschland begleitet Diakoneo Menschen, die in ihren Lebenssituationen verlässliche Unterstützung suchen. Mit rund 10.000 Mitarbeitenden in über 200 Einrichtungen bieten wir umfassende Leistungen in den Bereichen Bildung, Gesundheit, Pflege, Wohnen, Assistenz, Arbeit und Spiritualität.
DIENSTE FÜR MENSCHEN
Unser Team freut sich ab sofort auf dich!
(Teilzeit | befristet für 2 Jahre mit Übernahmeoption)
Der Vorstandsbereich Dienste für Menschen (DFM) umfasst die Leistungsbereiche Dienste für Senioren (DFS) und Dienste für Menschen mit Behinderung (DMB). Die DFS versorgen 2.600 Menschen in unseren modernen, stationären Einrichtungen. Ambulante Pflegedienste, Tagespflegeeinrichtungen, Fachstellen der Beratung und alternative Wohnformen ergänzen unsere unterstützenden Dienstleistungen zukunftsorientiert. Die DMB betreuen aktuell über 2.000 Menschen mit Behinderung in einem ausdifferenzierten Setting von ambulanten, teil- und vollstationären Angeboten.
Wir bieten
1. Betriebliche Gesundheitsförderung: Sport- und Entspannungsangebote, Möglichkeit auf ein Jobrad (je nach Vertragsgestaltung) und betriebsärztliche Beratung
2. Fort- und Weiterbildung: persönliches Bildungsbudget, Coaching & Supervision, unternehmenseigene sowie ein breites Angebot an E-Learnings in der Diakoneo Learning Zone
3. Betriebliche Altersvorsorge und Zusatzversicherung
4. Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: gemeinsame Planung der Arbeitszeit sowie flexible Arbeitszeitmodelle
5. Sinnstiftender Arbeitsplatz mit Tradition
6. Vergütung und Zusatzleistungen: unter anderem Jahressonderzahlung, Vermögenswirksame Leistungen und Mitarbeitenden Rabatte
Deine Aufgaben
7. Du organisierst und koordinierst den Büro- und Verwaltungsbetrieb im Vorstandsbereich und stellst einen strukturierten, reibungslosen Tagesablauf sicher.
8. Die eigenständige Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz (Telefon, E-Mail, Schriftverkehr) gehört ebenso zu deinen Aufgaben wie die Unterstützung im Personaladministrationsprozess.
9. Du übernimmst das Terminmanagement sowie die Vor- und Nachbereitung von Gesprächen, Sitzungen, Abstimmungen und Projektterminen.
10. Als Change Agent (m/w/d) wirkst du aktiv an Veränderungsprozessen mit, unterstützt die interne und externe Kommunikation und arbeitest eng mit internen und externen Stakeholdern zusammen.
11. Im Projektmanagement übernimmst du eigenständig Aufgaben wie Planung, Steuerung, Dokumentation und Begleitung von Projekten und stellst eine strukturierte Nachverfolgung vereinbarter Aufgaben sicher.
12. Darüber hinaus koordinierst du Projektbeteiligte, bereitest Informationen adressatengerecht auf und unterstützt eine transparente, zielgerichtete Umsetzung.
13. Du unterstützt die Pflege und Aktualisierung der Webseiten im Vorstandsbereich und sorgst für eine strukturierte, verständliche und ansprechende Darstellung der Inhalte.
14. Zudem wirkst du bei der Veröffentlichung neuer digitaler Inhalte sowie bei der Pflege digitaler Unternehmensdaten mit.
Dein Profil
15. Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. im Bereich Büromanagement) sowie erste Berufserfahrung im Büro-, Verwaltungs- oder Assistenzumfeld.
16. Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie ein sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen zeichnen dich aus.
17. Idealerweise bringst du erste Erfahrungen in der Pflege von Webseiten oder Content-Management-Systemen, vorzugsweise TYPO3, mit oder hast die Bereitschaft, dich zügig einzuarbeiten.
18. Du hast ein gutes Gespür für verständliche Texte, eine ansprechende digitale Darstellung von Informationen sowie sorgfältige und zielgruppengerechte Kommunikation.
19. Eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise gehört zu deinen Stärken; auch bei parallelen Aufgaben behältst du Termine, Abstimmungen und Prioritäten im Blick.
20. Organisationsgeschick, ausgeprägte Serviceorientierung sowie Freude an Koordination, Terminmanagement und Projektarbeit bringst du ebenfalls mit.
21. Kommunikationsstärke, Diskretion sowie ein freundliches und professionelles Auftreten im Kontakt mit internen und externen Ansprechpartner*innen runden dein Profil ab.
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