Wir für alle – Arbeiten bei der Stadt Neumünster
Wir suchen zum für unseren Fachdienst Gebäudemanagement eine*n
Mitarbeiter*in in der digitalen Scan- und Postgutstelle
Die Beschäftigung erfolgt unbefristet in Vollzeit ( Wochenstunden) mit der Entgeltgruppe 6 TVöD/VKA.
Ihre zukünftigen Aufgaben:
Tagespost: Vorbereiten des Scangutes / Resi-Scannen / Verteilung digital / Archiv und Entsorgung
1. Posteingänge öffnen (nur zu digitalisierende Posteingänge) und vollständig aufbereiten
2. Scannen an zwei Hochleistungsscannern gem. BSI Technische Richtlinie
3. Posteingänge den Fachdiensten / Abteilungen konkret zuordnen und elektronisch verteilen
4. Originaldokumente erkennen und entsprechende Weitergabe der in Papierform aufzubewahrenden Dokumente im Original an die Fachdienste
5. Prüfen der Qualität, Lesbarkeit und Vollständigkeit der gescannten Dokumente (unmittelbare Qualitätskontrolle)
6. Behebung von „kleineren“ Scanproblemen
7. Einlagerung der digitalisierten Posteingänge ins Scan-Archiv, gemäß der Vorschriften
8. Sicherstellung, dass die Archivordnung eingehalten wird (Zugriff auf jede Einzelakte muss gewährleistet sein)
9. Sicherstellung der Aktenvernichtung nach der festgelegen Aufbewahrungspflicht
Bestandsakten: Vorbereiten / Resi-Scannen / Rückgabe in digitaler Form / Archiv und Entsorgung
10. Bestandsakten, die zur Arbeit im Dokumentenmanagementsystem (DMS) benötigt werden, müssen für die Digitalisierung besonders aufbereitet werden
11. Führung der Übergabeprotokolle (Welche Akten befinden sich derzeit in der „Scanstelle“)
12. Anpassungsfähigkeit an bereichsspezifische Anforderungen der Aktenführung und eigenständige Einarbeitung in die jeweiligen Abläufe
13. Aktenvorgänge müssen so aufbereitet werden, dass die Scanvorgänge vollständig, richtig und effizient durchgeführt werden können
14. Scannen an zwei Hochleistungseinzugsscannern gem. BSI Technische Richtlinie
15. Scan der Bestandsakte elektronisch verteilen
16. Originaldokumente erkennen. Weitergabe der in Papierform aufzubewahrenden Dokumente im Original an die Fachdienste
17. Prüfen der Qualität, Lesbarkeit und Vollständigkeit der gescannten Dokumente (unmittelbare Qualitätskontrolle)
18. Eigenständige Behebung von „kleineren“ Scanproblemen
19. Einlagerung der digitalisierten Posteingänge ins Scanarchiv, gemäß der Vorschriften
20. Sicherstellung, dass die Archivordnung eingehalten wird (Zugriff auf jede Einzelakte muss gewährleistet sein)
21. Sicherstellung der Aktenvernichtung nach der festgelegen Aufbewahrungspflicht
Ihr Profil:
22. Sie verfügen über die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt der Fachrichtung Allgemeine Dienste (ehemals mittlerer allgemeiner Verwaltungsdienst), verfügen Sie über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder gehören zu den vergleichbaren Beschäftigten mit abgeschlossener Angestelltenprüfung I
23. Alternativ verfügen Sie über eine vergleichbare Qualifikation (idealerweise mit einem Schwerpunkt auf Digitalisierung, Scannen oder Verwaltungstätigkeiten) oder sind sonstige*r Beschäftigte*r, die aufgrund gleichwertiger Fähigkeiten und Erfahrungen entsprechende Tätigkeiten ausüben.
24. Fundierte EDV-Kenntnisse (MS-Office)
25. Anwenderkenntnisse im Bereich der elektronischen Akte (enaio) sind wünschenswert bzw. müssen sich kurzfristig angeeignet werden
26. Sie sind körperlich belastbar und verfügen über einen sorgfältigen Arbeitsstil
27. Hohes Maß an Teamfähigkeit, technischem Verständnis und Belastbarkeit
Kommen Sie in unsere Mitte!
Wir schätzen unsere Mitarbeitenden! Deshalb bieten wir Ihnen:
28. Nutzung von flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Modellen
29. Eine sinnstiftende Tätigkeit für eine lebenswerte Stadt
30. Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
31. Mitarbeitendenberatung – kostenfrei, anonym, jederzeit (OTHEB)
32. Übernahme von Erfahrungsstufen aus gleichwertigen Bereichen
33. Neun-Zehntel-Arbeitszeitmodell für bis zu freie Tage pro Jahr
34. Sicheres Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst
35. Teilnahme am Fitnessprogramm
36. Erreichbarkeit mit dem ÖPNV sowie Zuschuss zum Deutschlandticket
37. Regelmäßige Gesundheits- und Sportangebote
Die Stadt Neumünster wurde als "Top Nationaler Arbeitgeber 6" von Focus ausgezeichnet.
Ein Beispiel dafür ist unser 9/tel Arbeitszeitmodell mit dem wir noch mehr Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben für unsere Mitarbeitenden ermöglichen! Dafür arbeiten Sie die gleiche tägliche Arbeitszeit, reduzieren das Gehalt auf % und erhalten % Ausgleich in Form zusätzlicher freier Tage. Das sind bei einer 5-Tage-Woche freie Tage im Jahr. Die freien Tage werden wie bei Urlaub mit der Führungskraft eingeplant. So sind Modelle denkbar von längeren Urlauben zu Ferienzeiten oder jede 2. Woche eine 4-Tage-Woche. Teilnehmen können alle Personen, ob Tarifangestellte oder Beamte, ob Teil- oder Vollzeit. Sprechen Sie uns gern an!
Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich, sofern ein gemeinsames anforderungsgerechtes Arbeitszeitmodell gefunden wird. Ein Wunsch nach Teilzeitbeschäftigung sollte bereits in der Bewerbung aufgeführt werden. Bewerbende mit Teilzeitwunsch ermutigen wir, mit uns Kontakt aufzunehmen und durch mögliche alternative Arbeitsmodelle (flexible Arbeitszeit und mobile Arbeitsformen) gemeinsame Überlegungen für die ausgeschriebene Stelle zu entwickeln.
Frauen haben im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung Vorrang. Deshalb begrüßt die Stadt Neumünster besonders die Bewerbung von Frauen.
Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Haben Sie Fragen?
Herr Röse, als Abteilungsleitung (Tel. - 8), erteilt Ihnen gern weitere Informationen zu dieser Stellenausschreibung.
Bei Rückfragen zum Stand der Ausschreibung kontaktieren Sie uns gerne in der Zeit von : Uhr - : Uhr unter der Telefonnummer - 0, -6 oder -1.