Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung für unsere Abteilung 2 – Bau, Wohnen, Umwelt und Kreisentwicklung in Vollzeit mit 39 Wochenstunden oder auch zwei Teilzeitkräfte, wobei eine Anwesenheit am Vor- und Nachmittag sichergestellt sein muss. Als Assistenz unserer Abteilungsleitung 2T sind Sie die erste Ansprechperson - intern wie extern. IHRE AUFGABEN Unterstützung der Abteilungsleitung bei sämtlichen operativen, konzeptionellen und organisatorischen Aufgaben insbesondere: Organisation des Vorzimmers, Terminmanagement und Telefondienst Selbständige Betreuung der elektronischen Postfächer einschließlich Postverteilung Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Organisation von Veranstaltungen Eigenständige Bearbeitung von Anfragen interner und externer Akteure (z. B. Büro Landrat, Öffentlichkeitsarbeit, Bürger, Kommunalpolitik, Gerichte, vorgesetzte Dienstbehörden) Pressemonitoring, Beschaffungswesen und Bearbeitung aller Kostenvorgänge Berechnen und Überwachung gesetzlicher und gerichtlicher Fristen Erstellen von Präsentationen und Flyern (digital und print) sowie Betreuung des Internetauftritts Schriftverkehr, Aktenführung und allgemeine Korrespondenz- und Verwaltungsaufgaben Anlage und Überwachung von Beschlussvorlagen der Abteilung IHR PROFIL erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. Rechtsanwaltsfachangestellte idealerweise mit Berufserfahrung oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung (z.B. Büromanagement, Assistenz) Organisationstalent mit hoher Einsatzbereitschaft Diskretion, Verlässlichkeit und Kommunikationsstärke Souveränes Auftreten und sicherer Umgang auch mit schwierigen Gesprächspartnern sowie hohe Belastbarkeit hohe Auffassungsgabe sowie selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise Sie können im Regelfall bis 16:00 Uhr arbeiten fundierte Kenntnisse in den gängigen MS-Office Anwendungen und die Bereitschaft, sich in neue IuK-Systeme einzuarbeiten UNSER ANGEBOT Bezahlung nach Entgeltgruppe 6 TVöD VKA (eine Höhergruppierung ist im Rahmen der laufenden Neubewertung der Stelle möglich) Jahressonderzahlungen lt. Tabelle Zahlung der Großraum- und (optional) Kinderzulage 30 Tage Urlaub ein unbefristetes Arbeitsverhältnis WIR BIETEN ZUSÄTZLICH außerdem bieten wir umfangreiche Sozialleistungen wie eigene Kinderferienbetreuung, Homeoffice, wo möglich, Betriebssport, ÖPNV-Zuschuss, Betriebsrente Nur im Haupthaus: eigene Kantine, Parkhaus mit kostenloser E-Ladesäule Wir legen Wert auf Chancengleichheit und Inklusion. Schwerbehinderte Personen und ihnen nach § 2 Abs. 3 SGB IX gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt (bitte Nachweis beifügen). Ihr Ansprechpartner im Fachbereich: Frau Volk, Tel. Diese Ausschreibung wird betreut von: Frau Ebermann Tel. 13 DSGVO Online-Bewerbung