Abteilungsleitung Mitgliederverwaltung &zentrale Dienste (m/w/d) Freiburg
Der Malteser Hilfsdienst in Freiburg sucht nach der Zusammenführung zweier Abteilungen ab 01.07.2025 oder ab 01.08.2025 eine engagierte Verwaltungsfachkraft (m/w/d) mit Leitungsfunktion für die neue Abteilung Mitgliederverwaltung und zentrale Dienste mit aktuell drei Teammitgliedern.
Wenn Sie eine sichere, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem gemeinnützigen Umfeld suchen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Your Tasks
Umfassen operative Tätigkeiten der Mitgliederverwaltung sowie allgemeine Tätigkeiten im Bereich Service für Mitarbeitende. Diese umfassen unter anderem:
Barkassenprüfung
Erfassen und Bearbeiten von Mitgliederdaten
Telefonzentrale (Annahme und Weiterleitung von Gesprächen)
Telefonische Betreuung und Beratung unserer Mitglieder
Posteingang und -ausgang
Buchen von Fahrkarten/Hotels/Flüge/Dienstkleidung
Allgemeines Bestellwesen
Erstellung von Provisionsabrechnungen
Unterstützung des Wertschätzungsmanagements
Allg. Servicetätigkeiten aus der Ablauforganisation
Darüber hinaus erfüllen sie originäre Leitungstätigkeiten. Dies umfassen unter anderem:
Führung von Jahresmitarbeitergesprächen mit derzeit drei Mitarbeitenden
Arbeitszeitmanagement des Teams von derzeit drei Mitarbeitenden
Organisatorische Ansprechbarkeit und Koordination der Ablauforganisation innerhalb der Abteilung.
Beachtung von Qualitätsaspekten, Risiken und strategischer Weitsicht.
Erstellung von Jahresberichten und Reporting an die Geschäftsführung
Our Expectations
1. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare QualifikationWeiterbildung im Bereich
2. Management oder Organisationsentwicklung von Vorteil
3. Fundierte Erfahrung im Service- und/oder Verwaltungsbereich
4. Digitale Affinität und sehr gute Routine im Umgang mit Microsoft 365 sowie idealerweise mit weiteren
5. Verwaltungsprogrammen
6. Sehr gutes Organisationsgeschick und eine strukturierte Arbeitsweise
7. Sorgfalt und Zuverlässigkeit bei administrativen Aufgaben
8. Kommunikationsstärke, Verbindlichkeit und Serviceorientierung im Umgang mit Mitgliedern, Kolleginnen und Kollegen sowie auch Vorgesetzen.
9. Sehr gute Teamfähigkeit sowie eine eigenständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise mit kooperativen und ressourcenstärkendem Führungsstil
What We Offer
10. Ein engagiertes und kollegiales Team, das Sie herzlich willkommen heißt
11. Eine gestaffelte und strukturierte Einarbeitung in die Funktion der Leitung
12. Dinge zu bewegen und Verwaltungsstrukturen zukunftsorientiert umzusetzen
13. Die Möglichkeit eigene Ideen einzubringen und Innovationen voranzubringen
14. Eine Vollzeitstelle mit 39 Stunden/Woche. Die Stelle ist befristet, die Entfristung jedoch geplant
15. Eine arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge
16. Diverse Vergünstigungen durch unser Mitarbeitendenportal und einzelnen Kooperationspartnerinnen &-partnern.
17. Tarifliche Vergütung nach AVR-Caritas inklusive aller zugehörigen Sozialleistungen wie z.B. Urlaubs- und Weihnachtsgeld
18. 30 Tage Urlaub plus einen AZV-Tag. Des Weiteren sind der 24.12. und der 31.12 arbeitsbefreite Tage
19. Attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten an der Malteser Akademie und über unser internes digitales Schulungsportal
20. Vergünstigte Konditionen im öffentlichen Personennahverkehr im Raum Freiburg mit der RegioKarte Job
21. Hansefit-Mitgliedschaft für Ihre Gesundheit und Fitness
22. Kostenloses Wasser am Wasserspender.
23. Teilnahme an unterschiedlichen Betriebsveranstaltungen
Additional Information
Ihre Ansprechpartnerin:
Yvonne Hartmann, Mobil: 0160 2963875