Wir bei ivoflow verfolgen eine klare Mission: Globale Industrieunternehmen dabei zu unterstützen, volle Transparenz über ihren strategischen Einkauf zu gewinnen und mithilfe unserer Spend Analytics Plattform Einsparpotenziale automatisch aufzudecken.
Als zukunftsorientiertes, innovationsgetriebenes Tech-Unternehmen verbinden wir modernste Software mit langjähriger Einkaufsexpertise im internationalen Kontext. Zu unseren Kunden zählen weltweit bekannte Marken wie Jaguar Land Rover, Zwilling, die Unternehmensgruppe Fischer und Dräxlmaier.
Als Assistenz der Geschäftsführung bist du die zentrale Vertrauensperson und das organisatorische Herzstück von ivoflow. Du arbeitest täglich eng mit den Gründern Daniel Demuth und Nicolas Neubauer zusammen, übernimmst übergreifende Verantwortung und sorgst dafür, dass das gesamte Unternehmen reibungslos funktioniert – von Finanzen über HR bis hin zu Events und Compliance.
Pflege und Auswertung des Finanzplans in Excel (Kostenstellen, Soll/Ist-Vergleich)
Vorbuchung in DATEV Unternehmen Online sowie Rechnungsprüfung
Dokumentation von Jahresgesprächen und Zielvereinbarungen
Erstellung von Onboarding-Plänen und -Checklisten
Tracking von Mitarbeiterschulungen und Weiterbildungsmaßnahmen
Planung von Team-Events und Firmenveranstaltungen
Reiseplanung und -koordination sowie Verwaltung von unserer Zeiterfassungs-Software
Compliance & Qualitätsmanagement
Unterstützung bei der Dokumentation von Prozessen im Rahmen von ISO 27001 und ISO 9001
Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags: Bestellungen, Post, Ablage
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium, idealerweise mit Erfahrung in einer ähnlichen Position
Ausgeprägtes Zahlenverständnis und sicherer Umgang mit Excel (Formeln, Pivot, Auswertungen)
Nutzung und Erlernen von AI Tools (Chat GPT, Claude) zur Unterstützung in alltäglichen Aufgaben
Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel und Outlook
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse
Startup-Kultur mit namhaften Enterprise-Kunden
· Modernes Büro in Koblenz + flexible Arbeitszeiten
· Weiterbildungsbudget und persönliche Entwicklung
· Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungen