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Inhalt
Wir stellen ein: Persönliche/-r Referent/-in des Bürgermeisters (m/w/d)
Datum: 16.01.2026
In der Gemeinde Kleinmachnow ist ab dem 01. Mai 2026 unbefristet eine Stelle als Persönliche/-r Referent/-in des Bürgermeisters zu besetzen.
Entgeltgruppe 10 TVöD-V | 100 % der Arbeitszeit | 39 Wochenstunden
Organisationstalent mit strategischem Blick gesucht
Als Persönliche /-r Referent /-in des Bürgermeisters sind Sie weit mehr als organisatorische Unterstützung: Sie sind Taktgeber /-in, weitsichtige Begleitung und zentrale Schnittstelle zugleich. Mit strategischem Blick, hoher Eigenverantwortung und feinem Gespür für politische Zusammenhänge steuern Sie die Themen des Bürgermeisters, bereiten Entscheidungen fundiert vor und sorgen dafür, dass Informationen, Termine und Projekte zielgerichtet zusammenlaufen. In dieser Schlüsselposition verbinden Sie operative Exzellenz mit inhaltlicher Tiefe – und tragen maßgeblich dazu bei, dass Führung wirksam, vorausschauend und handlungsfähig bleibt.
Ihre Aufgaben bei uns:
Bürokoordinierung des Bürgermeisters
* vorausschauendes Termin- und Zeitmanagement einschließlich inhaltlicher Priorisierung und Vorbereitung von Terminen
* Koordinierung des Besucherempfangs
* Steuerung, Priorisierung und Filterung aller eingehenden Vorgänge, Anfragen und Kommunikationswege
Inhaltliche Vor- und Nachbereitung
* Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen durch Recherche, Analyse und strukturierte Aufbereitung komplexer Sachverhalte
* Erstellung von Reden, Grußworten, Präsentationen sowie schriftlicher Korrespondenz in enger Abstimmung mit dem Bürgermeister
* Organisation sowie inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Besprechungen des Bürgermeisters einschließlich Fristen- und Aufgabencontrolling
* Mitwirkung bei bzw. Koordination von Sonderprojekten mit strategischer Bedeutung
Kommunikation
* Zusammenarbeit und Koordination des Informationsflusses zwischen dem Bürgermeister/der Bürgermeisterin, den Fachbereichen/Ämtern und den Gremien der Gemeindevertretung
* Erkennen und bearbeiten brisanter oder komplexer Bürger- oder Presseanfragen in Abstimmung mit der Kommunikation
Das bringen Sie mit:
* erfolgreich abgeschlossene Hochschulbildung (Bachelor / Diplom (FH)), in den Fachrichtungen Verwaltungs-, Politik- oder Kommunikationswissenschaften oder vergleichbaren Inhalten
* oder erfolgreich abgeschlossene mind. 3-jährige Ausbildung mit mindestens fünfjähriger einschlägiger Berufserfahrung im Aufgabengebiet
* oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten
* nachgewiesene mehrjährige Erfahrung im Management eines politischen Büros, einem Verband oder einer überregionalen Einrichtung
* fundierte Kenntnisse über Aufbau, Abläufe und Zuständigkeiten in der Verwaltung einer Gebietskörperschaft sowie Gremienstrukturen und Sitzungsdienst
* hervorragende schriftliche und mündliche Ausdrucksweise sowie Fähigkeit zur Erstellung amtlicher, politischer und repräsentativer Texte in deutscher und englischer Sprache
* sehr sicherer Umgang mit Office-Software, Erfahrung mit digitalen Termin- und Gremienverwaltungssystemen sowie hohe digitale Anwendungskompetenz (z.B. Web-, Cloud- und KI-Anwendungen)
* absolute Vertrauenswürdigkeit, Loyalität und Verschwiegenheit im Umgang mit politisch und persönlich sensiblen Informationen
Darüber hinaus sind von Vorteil:
* Erfahrungen in der kommunalen Parlamentsarbeit
* hohe Affinität und Erfahrung in der Kommunalpolitik sowie ein ausgeprägtes Verständnis für politische Abläufe und Interessenlagen
* höchstes Maß an Organisationsfähigkeit zur effizienten Steuerung des Bürgermeisterbüros, des Terminkalenders und als Filter und Prioritätenverwalter
* souveränes und verbindliches Auftreten als verlängerter Arm des Bürgermeisters in allen Kontaktlagen (intern und extern)
* Fähigkeit zur schnellen inhaltlichen Erfassung und zur zielorientierten Reduktion komplexer Themen unter Berücksichtigung politischer Tragweite
* hohe Stresstoleranz und die Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten
Benefits:
* Mitarbeiterevents
* Möglichkeit einen Teil der Jahressonderzahlung in Urlaub umzuwandeln
* kostenlose Parkplätze mit Lademöglichkeit für E-Fahrzeuge unmittelbar vor dem Rathaus
* Einkaufsmöglichkeiten im Umfeld des Rathauses
* Fahrradleasing
* Möglichkeit die Stelle in Teilzeit auszuüben
* Vermittlung von Kitaplätzen (Kleinmachnow)
Für die Gemeinde Kleinmachnow hat eine diskriminierungssensible Arbeitsumgebung hohe Priorität. Wir streben an, gesellschaftliche Vielfalt (Diversität) auch innerhalb der Beschäftigten widerzuspiegeln. Wir begrüßen daher Bewerbungen aus allen Altersgruppen, unabhängig von Geschlecht, kultureller und sozialer Herkunft, Behinderung, Religion, Nationalität, Weltanschauung und sexueller Orientierung.
Schwerbehinderte Bewerber/-innen (m/w/d) werden bei gleicher Eignung und Befähigung entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt. Fügen Sie bitte ggf. einen Nachweis einer Schwerbehinderung Ihrer Bewerbung bei. Da bei Terminen mit Dritten die Barrierefreiheit eingeschränkt sein kann, ist die Stelle für Bewegungseingeschränkte nur bedingt geeignet.
Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und anderweitige Nachweise) senden Sie bitte bis zum 01. Februar 2026an die:
Gemeinde Kleinmachnow, FD Personal
Adolf-Grimme-Ring 10, 14532 Kleinmachnow
oder per E-Mail (Anlagen als „.pdf“) an: bewerbung@kleinmachnow.de
Die Vorstellungsgespräche sind für den 13. Februar 2026 geplant.
Mit der Zusendung Ihrer Bewerbung erklären Sie sich damit einverstanden, dass die erforderlichen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens vorübergehend gespeichert werden. Eine Rücksendung der Bewerbungsunterlagen erfolgt nur gegen einen ausreichend frankierten A4-Rückumschlag. Bewerbungen, die per E-Mail eingehen, werden ausschließlich mit Anlagen im „.PDF“-Format entgegengenommen.
Weitere Informationen
Kontakt
Fachdienst Personal
Adolf-Grimme-Ring 10
14532 Kleinmachnow
* Fax: +49 33203 877-2999
* E-Mail: personalamt@kleinmachnow.de
* E-Mail: bewerbung@kleinmachnow.de
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Dokumente
* Ausschreibungstext Persönliche_-r Referent_in des Bürgermeisters (m_w_d)( PDF-Datei: PDF, 121 kB)
Kurzmenü
Kontakt
* Gemeinde Kleinmachnow
Adolf-Grimme-Ring 10
14532 Kleinmachnow
o Fax: +49 33203 877-2999
o E-Mail: info@kleinmachnow.de
Öffnungszeiten
Verwaltung
DI: 09:00 – 12:00 | 13:00 – 18:00 Uhr
DO: 13:00 – 16:00 Uhr
sowie nach Vereinbarung
Öffnungszeiten
Bürgerbüro
MO: 08:00 – 12:30 Uhr
DI: 09:00 – 11:30 | 14:00 – 18:30 Uhr
DO: 08:00 – 11:30 | 14:00 – 16:30 Uhr
FR: 10:00 – 12:30 Uhr
1. SA im Monat: 10:00 – 11:30 Uhr
Die Wartenummernausgabe kann bei großem Andrang, vorzeitig abgeschaltet werden.