Für unsere Hauptgeschäftsstelle in Kiel suchen wir ab sofort einen/eine Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) Die Stelle umfasst 19,5 Stunden/Woche und ist befristet bis zum 31. Dezember 2025. Jedoch sind wir an einer langfristigen Beschäftigung interessiert.
Aufgaben
* Unterstützung der Geschäftsführung bei den täglichen administrativen, bürokratischen und organisatorischen Aufgaben
* Büroorganisation (Terminkoordination, Materialbestellung, Posteingang, Aktenablage, Wiedervorlage)
* Außenkommunikation und Bearbeitung von anderen Kommunikationskanälen (z.B. Telefon, Mail usw.)
* operatives Tagesgeschäft (Erstellen von Schreiben, Präsentationen, Besprechungsvorlagen, Datensätze, Entwurf von Verträgen und Angeboten, Bereitstellung von wichtigen Dokumenten und Unterlagen)
* Vor- und Nachbereitung von Meetings, Erstellen von Protokollen sowie Reiseorganisation und Abrechnung
* Kommunikation mit den Mitarbeitenden sowie Netzwerk- und Kooperationspartnern und kompetente Vertretung der Geschäftsführung
* Veranstaltungsmanagement
* Mitwirkung bei der Vorbereitung, Nachbereitung und Durchführung von Projekten (Projektmanagement)
* Erstellung von Analysen und Entscheidungsvorlagen und Unterstützung bei der strategische Beratung, Recherche und Aufbereitung von relevanten Informationen und Daten
Qualifikation
* eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Bachelorstudium in einem wirtschaftschaftlichen oder kommunikationswissenschatflichen Studiengang
* Berufserfahrung im Office-Management (wünschenswert)
* sichere Kenntnisse der MS-Office-Programme und gute IT Kenntnisse
* sichere Rechtschreibung sowie sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
* Strukturierte und schnelle Arbeitsweise, ausgezeichnetes Zeitmanagement, Zuverlässigkeit sowie ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
* Multitaskingfähigkeit und Flexibilität
* hohes Maß an Qualitätsbewusstsein
* gute Deutsch und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Benefits
* eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit im sozialen Bereich
* Vergütung in Anlehnung an TVL E8 Stufe 3 (Tabelle 2025)
* Arbeiten in einem engagierten Team
* Mitarbeit in einem Verein, der sich für die Selbstbestimmung und Teilhabe für Menschen mit Behinderung einsetzt
* berufliche Weiterbildungsmöglichkeiten
* flexible Arbeitszeiten
* einen Arbeitsplatz in der Landeshauptstadt Kiel und im Homeoffice
Bitte richten Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen bis zum 24.10.2025 per E-Mail an die Geschäftsführung Saskia Fox. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!