Wir suchen eine engagierte Person für den Job des Vorzimmermitarbeiters bei der Bürgermeisterin.
Arbeitsbeschreibung
Als Vorzimmermitarbeiter unterstützen Sie die Bürgermeisterin in ihrer Arbeit. Ihre Aufgaben umfassen:
* Büroorganisation aller anfallenden Tätigkeiten im Vorzimmer der Bürgermeisterin
o Bearbeitung der Postein- und ausgänge
o Terminkoordination/Kalenderführung
o Vermittlung von Telefongesprächen, Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit der Verwaltungseinheit
* Aufwandsentschädigungen und Sitzungsgelder der städtischen Gremien und Beteiligungen abrechnen, Mitwirkung Gremienarbeit (z. B. Erstellung Sitzungskalender)
* Bearbeitung von Ehrungen, Erstellung von Präsentationsunterlagen
* Haushalts- und Kassenangelegenheiten, einschließlich Führen der Handkasse
* Unterstützung bei Veranstaltungen der Bürgermeisterin oder des Bürgervorstehers, Protokollführung bei der Einwohnerversammlung
* Pflege und Aktualisierung: Internet, SD-Net, ZuFiSH
* Schäden dem Kommunalen Schadenausgleich über das KSA-Portal melden
* Unterstützung der Leitenden Koordinatorin/Leitenden Koordinators
Anforderungen und Qualifikationen
Um diese Herausforderung erfolgreich zu meistern, benötigen wir jemanden mit:
* abgeschlossener Berufsausbildung im öffentlichen Dienst als Verwaltungsfachangestellte/r (m/w/d) oder abgeschlossene Berufsausbildung als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r (m/w/d) oder
* abgeschlossene 1. Angestelltenprüfung oder
* abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
Bei ausländischen Berufsabschlüssen ist die Beifügung der Gleichwertigkeitsbescheinigung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) erforderlich.
Voraussetzungen
Zur Erfüllung dieser Stelle sollten Sie folgende Eigenschaften mitbringen:
* sehr gute EDV-Anwendungskenntnisse und sicheren Umgang mit MS-Office
* strukturierte, selbstständige und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise
* ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift sowie sehr gute Umgangsformen
* Zuverlässigkeit, Einsatzbereitschaft und Diskretion
* Teamfähigkeit in der Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen innerhalb der Stadtverwaltung
Vorteile der Beschäftigung
Die Beschäftigung bietet Ihnen folgende Vorteile:
* vielseitiges und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
* Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA)
* Übernahme der Entgeltstufe bei einem direkten Wechsel des Arbeitgebers aus dem öffentlichen Dienst
* jährliche Sonderzahlungen
* Betriebliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes
* Fort- und Weiterbildungsangebote sowie betriebliches Gesundheitsmanagement
* flexible und familienfreundliche Gleitzeitregelungen