Zweck und Ziel der Stelle Ziel ist die fachliche und organisatorische Unterstützung der Personalabteilung bei folgenden Vorhaben: • Analyse, Optimierung und Standardisierung aller zentralen HR-Prozesse • Begleitung der Einführung bzw. Anpassung von HR-IT-Systemen (z. B. digitale Personalakte, Reisekostentool, Bewerbungsmanagement, Zeitwirtschaft, Self-Service-Portale) • Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs in optimierte Abläufe und neue Systeme • Entlastung des internen Personals während der Projektphasen • Nachweisbare Verbesserung von Prozessqualität, Bearbeitungszeiten und Rechts- bzw. Datenschutzkonformität • Unterstützung bei der Erstellung von Verfahrensanweisungen, Prozessdokumentationen und DSGVO-Nachweisen Die Stelle ist in Vollzeit 39h/Woche zu besetzen (1 Tag Homeoffice pro Woche möglich), oder in Teilzeit (kein Homeoffice möglich) Deine Aufgaben Die Stelle beinhaltet folgende Aufgaben und untergliedert sich in 3 Schritte: Prozessanalyse & -dokumentation Dokumentation und Analyse der bestehenden HR-Prozesse sowie Identifikation von Schwachstellen, Medienbrüchen und redundanten Arbeitsschritten in folgenden Bereichen: • Bewerbungsprozess • Einstellungsprozess inkl. Vertragsmanagement • Onboarding neuer Mitarbeitender • Personalstammdatenpflege / Personalmanagementprozesse / operatives Personalmanagement (z.B. Arbeitszeitänderungen) • Zeitwirtschaft & Abwesenheitsmanagement • Personalentwicklung & Weiterbildung • HR-Controlling & Reporting • Prozess Reisekostenabrechnung • Offboarding-Prozess Prozessoptimierung Anpassung und Entwicklung zentraler HR-Prozesse auf Basis der Ist-Analyse unter Anwendung bzw. Berücksichtigung von Best Practices, rechtlichen Anforderungen (z. B. DSGVO, Nachweisgesetz) sowie institutsindividuellen und trägerindividuellen Rahmenbedingungen (z.B. unter Einbindung der Regularien des Organisationshandbuches der Max-Planck-Gesellschaft) und unter Beachtung der Vorgaben durch den TVÖD-Bund. • Identifikation von Optimierungs- und Automatisierungspotenzialen • Sicherstellung der Compliance in allen Prozessschritten • Eindeutige Definition von Rollen, Zuständigkeiten (inkl. Vertretungsregelungen) und eingesetzten Systemen Umsetzung & Change-Begleitung • Unterstützung bei der Umsetzung der optimierten Prozesse • Erstellung und Durchführung interner Schulungen für Mitarbeitende der Personalabteilung • Anpassung und Digitalisierung bestehender Dokumente und Formulare • Kommunikation und Begleitung des Veränderungsprozesses innerhalb der Abteilung Das bringst Du mit Mindestanforderungen für diese Stelle: • Mehrjährige Erfahrung in operativen Prozessen der Personalabteilung inkl. Gehaltsabrechnung, idealerweise auch in einer Führungsrolle • Mehrjährige Erfahrung (mind. 3–5 Jahre) in der Optimierung von Personalprozessen in Organisationen, idealerweise in tarifgebundenem Umfeld • Fundierte Kenntnisse zu HR-IT-Systemen, digitaler Personalakte, Bewerbermanagement, Zeitwirtschaft • Nachweisbare Erfahrung in Systemeinführungen, Datenmigrationen und Testmanagement • Praktische Expertise im Prozessmanagement, Dokumentation und Change-Management • Sicherer Umgang mit DSGVO-Anforderungen in HR-Prozessen • Fähigkeit zur verständlichen Vermittlung komplexer Sachverhalte und Schulung von HR-Mitarbeitenden • Hohe kommunikative Kompetenz und strukturierte Arbeitsweise Wir bieten Dir einen unbefristeten Arbeitsvertrag Wir zahlen deutlich über dem tariflichen Mindestlohn die Möglichkeit zur Übernahme im Einsatzunternehmen Urlaubs- und Weihnachtsgeld Betreuung und Unterstützung durch das Formel Zeitarbeit-Team Arbeitsmedizinische Betreuung Abschlagszahlungen Lohnzahlungen bereits am 7. Banktag