Verwaltungsassistentin und Office Manager
Wir suchen eine engagierte und erfahrene Verwaltungsassistentin, die sich für diese Rolle begeistern kann.
Aufgaben
* Reibungsloser Bürobetrieb durch Beaufsichtigung und Unterstützung aller Verwaltungsaufgaben
* Unterstützung des Geschäftsführers bei der Organisation von Sitzungen, Reisen, Terminen und wichtigen Unternehmensdokumenten
* Koordinierung von Bürorenovierungen, Raumplanung und Büroumzügen
* Erleichtert Verträge mit Büroanbietern, einschließlich Anbietern von Büroausstattung, Möbeln und Dienstleistungen
* führt den Bestand und die Organisation des Büromaterials und sorgt für einen angemessenen Lagerbestand
* Erleichtert die Wartung der Büroausstattung
* fungiert als Bindeglied zu Vermietern und Lieferanten
* Verwaltet wichtige Aufzeichnungen über Büro- und Lieferantenverträge sowie über wichtige Unternehmensdokumente
* Dient als Unterstützung und Verstärkung für das Site Administrative Team
* Koordiniert den Postversand, Sendungen und Kurierdienste im Büro
* Verantwortlich für die Planung und Durchführung von internen und externen Meetings und Veranstaltungen im Büro
* Dient als Sicherheitsbeauftragter im Büro und sorgt für Notfallbereitschaft, Gesundheit und Sicherheit, Brandschutz und Erste Hilfe
* Verantwortung für die Lieferung der vereinbarten monatlichen Berichte für die wichtigsten vordefinierten Metriken
Voraussetzungen
* Umfassende Kenntnisse in der Büroorganisation
* Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
* Außergewöhnliche zwischenmenschliche Fähigkeiten und Fähigkeiten im Umgang mit Kunden
* Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail
* Fähigkeit, bei vertraulichen Angelegenheiten ein gesundes berufliches Urteilsvermögen einzusetzen
* Ausgeprägtes Zeitmanagement und Organisationstalent mit nachgewiesener Fähigkeit zur Einhaltung von Fristen
* Sicherer Umgang mit Microsoft Office Suite
* Erfahrung mit Budget- und Buchhaltungsverfahren
* Fähigkeit, an mehreren Projekten gleichzeitig und effektiv zu arbeiten
* Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten und Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift. Weitere Sprachkenntnisse wären von Vorteil.
* Eigenmotiviert und in der Lage, unabhängig zu arbeiten und Ressourcen angemessen und effektiv zu nutzen
* Fähigkeit zur Wahrung von Diskretion und Vertraulichkeit in allen Aspekten des Aufgabenbereichs
* Positive, freundliche und anpassungsfähige Einstellung
Benefizien
Als unser neuer Teammitglied werden Sie Teil eines dynamischen und motivierten Teams sein. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen auszuweiten und neue Herausforderungen anzunehmen.
Wenn Sie sich für diese Rolle interessieren, senden Sie uns bitte Ihre Bewerbung an. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!