Als Office Manager bist Du die zentrale Ansprechperson für unsere Mitarbeiter und externe Besucher, sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag und kümmerst Dich eigenständig um alle organisatorischen Aufgaben – von der Unterstützung bei Firmenevents über das Gebäudemanagement bis hin zur Koordination mit Lieferanten und Dienstleistern. Wenn Du Spaß an abwechslungsreichen Tätigkeiten hast und Verantwortung übernehmen möchtest, freuen wir uns auf Deine Unterstützung in unserem schönen Office in Karlsruhe. Office Manager / Teamassistenz (all genders) Festanstellung, Teilzeit · Karlsruhe - STARFACE, DE Deine Aufgaben Empfang von externen Besuchern sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings Verantwortung für die Telefonzentrale und Sicherstellung der durchgängigen Erreichbarkeit Erster Ansprechpartner für alle organisatorischen Themen der Mitarbeiter Verantwortung der Sekretariatsaufgaben z.B.: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost Korrespondenz mit Externen in Deutsch und Englisch Vertragsverwaltung (z. B. Leasing, Versicherungen, Dienstleister, etc. …) Fuhrparkmanagement (Poolfahrzeuge, Leasingfahrzeuge, Segways) Selbstständige Organisation des gesamten Office Managements wie z.B.: Kontakt zu externen Lieferanten und Kunden Sicherstellung der Verfügbarkeit notwendiger Ressourcen (frisches Obst, Getränke, Büromaterial, Briefmarken, Möbel, etc. …) Gebäudemanagement z.B. Planung und Organisation von Umbauten, Arbeitssicherheit und Erledigung von Besorgungen Dein Profil Sicherer Umgang mit MS Office Programmen, CRM (Adressen anlegen) sowie DHL Labeln Freundliches und sympathisches Auftreten Teamplayer mit ausgeprägter Kommunikationsstärke und sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste relevante Berufserfahrung im Bereich Office Management/ Assistenz Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise Führerschein Klasse B Bereitschaft ausschließlich aus unserem Office in Karlsruhe zu arbeiten. Dein zukünftiger Arbeitsplatz Ein Unternehmen, das nicht nur vom Startup Charakter spricht, sondern ihn auch im täglichen Miteinander lebt Unternehmensweite Transparenz und abteilungsübergreifende Kommunikation – wir verstehen uns als ein großes STARFACE Team Flexible Arbeitszeiten, soweit keine Servicezeiten abzudecken sind Flache Hierarchien, die im täglichen Miteinander nicht zu spüren sind. Wir führen Kommunikation auf Augenhöhe Wir haben keinen Dresscode, wir wollen, dass Du dich an Deinem Arbeitsplatz wohlfühlst und authentisch bist Viel Gestaltungspielraum für Ideen und Lösungen Betriebliche Altersvorsorge, elektrisch höhenverstellbare Schreibtische, der obligatorische Obstkorb und Getränke verstehen sich von selbst Regelmäßige Firmenfeiern und gerne auch an Freitagen ein Bier nach Vier mit den Kollegen Über uns Mit unseren Businesskommunikationslösungen verbinden wir von STARFACE Menschen am digitalen Arbeitsplatz und gestalten ihre Kommunikation so einfach und digital wie möglich. Wir zeichnen uns durch eine dynamische Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien aus. Wir gestalten erstklassige Lösungen und ein attraktives Arbeitsumfeld. “Menschen mit Mut zu neuen Ideen, die gerne Verantwortung übernehmen und aktiv mitgestalten möchten. Wir legen Wert auf einen respektvollen Umgang auf Augenhöhe. Erfahre mehr über die STARFACE GmbH in unserem Podcast: #comforttalking Die STARFACE GmbH aus Karlsruhe ist ein Teil der STARFACE Group, zu der auch die STARFACE White Label GmbH und die estos GmbH gehören.