MB Energy, gegründet 1947 und mit Hauptsitz in Hamburg, ist ein unabhängiges und integriertes Energieunternehmen mit Aktivitäten in Europa, den Vereinigten Staaten und Singapur. Das Unternehmen ist in Import, Lagerung, Vertrieb und Vermarktung von Erdölprodukten, Flüssiggas (LPG), Chemikalien und Biokraftstoffen tätig. Mit jahrzehntelanger Branchenerfahrung und einem fortschrittlichen Ansatz spielt MB Energy eine aktive Rolle in der globalen Energielandschaft und unterstützt seine Kunden beim Übergang zu emissionsärmeren Energieträgern durch die Entwicklung und Bereitstellung zukunftsorientierter Alternativen.
Lass uns gemeinsam die Zukunft der Energiewirtschaft gestalten!
Für unser Office Management Team in unserer Unternehmenszentrale in der Hamburger HafenCity suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt dich als
Office Service Coordinator (m/w/d)
Das erwartet dich:
Als Office Service Coordinator (m/w/d) bist du die Visitenkarte unseres Unternehmens und zugleich unser Feel Good Manager (m/w/d). Du sorgst für reibungslose interne Abläufe in unserem Headquarter. In dieser zentralen Rolle bist du Ansprechperson für unterschiedlichste in- und externe Stakeholder – in einem dynamischen Umfeld hast du täglich persönliche und telefonische Kontakte. Gemeinsam mit deinem Team schaffst du eine professionelle und einladende Atmosphäre, die unsere Unternehmenskultur widerspiegelt und den Arbeitsalltag angenehm gestaltet.
Aufgaben
* Empfang und Gästebetreuung: Du bist die erste Anlaufstelle für unsere renommierten Geschäftskontakte, Kunden (m/w/d) und täglichen Gäste, sorgst für eine professionelle Begrüßung und kümmerst dich um deren Anliegen.
* Telefonzentrale und Postmanagement: Du koordinierst eingehende Anrufe und leitest sie gezielt weiter. Zudem übernimmst du die Annahme, Verteilung und den Versand von Post und Paketen sowie die Beauftragung von Kuriersendungen.
* Administrative Tätigkeiten: Du bearbeitest Bestellungen, verwaltest Zutrittskarten und stellst sicher, dass alle administrativen Prozesse reibungslos ablaufen.
* Facility Management: Du registrierst Tickets und stimmst dich eng mit den zuständigen in- und externen Ansprechpersonen ab.
Profil
* Ausbildung: Eine abgeschlossene Ausbildung im Hotelfach oder Veranstaltungsmanagement bzw. eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation.
* Berufspraxis: Erste Erfahrungen im Empfangs-, Hotel- oder Veranstaltungsbereich, insbesondere in der Betreuung von Gästen und der Bearbeitung administrativer Aufgaben sind von Vorteil.
* Sprachkenntnisse: Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift, um in einem internationalen Umfeld sicher zu kommunizieren.
Mit diesen Eigenschaften passt du gut zu uns:
* Kommunikationsstärke: Du trittst offen und professionell auf und sorgst für eine angenehme Atmosphäre – sowohl persönlich als auch am Telefon.
* Serviceorientierung: Du hast ein ausgeprägtes Gespür für die Bedürfnisse von Gästen und Kollegen (m/w/d) und handelst stets lösungsorientiert.
* Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, setzt Prioritäten und behältst den Überblick, auch bei parallel laufenden Aufgaben.
* Hands-on-Mentalität: Du packst gerne mit an und hast keine Scheu davor, auch praktische Aufgaben selbstständig zu übernehmen.
Auch wenn du nicht alle der oben genannten Anforderungen erfüllst, ermutigen wir dich zu einer Bewerbung, wenn du in deinen Erfahrungen einen Mehrwert für unser Team siehst.
Wir bieten
* Work-Life-Balance: 38,75 Arbeitsstunden pro Woche mit 30 Tagen Jahresurlaub
* Vergütung und Zusatzleistungen: 13 Gehälter, Gewinnbeteiligung, Urlaubsgeld, Fahrtkostenzuschuss etc.
* Unterstützung in verschiedenen Lebenslagen: durch unseren Partner pme Familienservice in Form einer professionellen Beratung bei beruflichen und privaten Fragestellungen wie Kinderbetreuung, Pflege etc.
* Sicherheit und Vorsorge: Unfallversicherung, auch für den privaten Bereich; hoher Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge; Langzeitarbeitskonto mit Sparmöglichkeiten für Sabbatical oder früheren Renteneintritt
* Gesundheit: subventionierte Mitgliedschaft bei EGYM Wellpass mit Zugang zu vielfältigen Sporteinrichtungen deutschlandweit und Online-Kursen in den Bereichen Sport, Ernährung und Meditation sowie Fahrrad-Leasing
* Learning and Development: Unterstützung auf dem individuellen Entwicklungspfad mit in- und externen Weiterbildungs- und Coachingmöglichkeiten
* Networking: Netzwerke im Unternehmen, um teamübergreifende und internationale Verbindungen zu knüpfen, sowie Firmenevents
* Offene Unternehmenskultur: im Herzen ein Familienunternehmen mit Drive, gelebter Toleranz, Speak-up-Kultur und kollegialem Zusammenhalt auf dem Weg in eine grüne Zukunft
* Modernes kollaboratives Büro: mit subventioniertem Mitarbeiterrestaurant, offenem Raumkonzept und Ausblick auf die Elbe und den Hafen