Die Advancis Software & Services GmbH mit Firmensitz in Langen entwickelt seit über 30 Jahren erfolgreich Softwarelösungen. Als weltweit agierendes Unternehmen sind wir Marktführer im Bereich der Sicherheitstechnik und Gebäudeautomation. Unsere Software wird in über 70 Ländern zur Visualisierung und Steuerung in den unterschiedlichsten Bereichen eingesetzt. Als Mitarbeiter wächst Du bei uns schnell in eine verantwortliche Position und hast die Möglichkeit Dich bei der Gestaltung von Produkt und Unternehmen einzubringen.
Für unseren Standort Langen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einenTeam Assistant – Office Management & Services (m/w/x)
Deine Aufgabe
Du bist die freundliche Stimme am Empfang und der erste Kontakt zu Kunden, Lieferanten sowie Ansprechpartner für unsere Mitarbeiter – zuverlässig und organisiert. Du kümmerst dich um Post & Korrespondenz, betreust Buchhaltungsfragen, unterstützt bei Rechnungen & Reiseplanungen und sorgst für einen top organisierten Büroalltag. Empfang & Kommunikation
1. Freundliche Begrüßung von Besuchern, Anrufen und Gästen
Office-Organisation & Verwaltung
2. Empfangen & Weiterleiten von Post und Paketen
3. Administration des Inventars, Bestellung von Büromaterial & Pflege der Bürobereiche
4. Pflege von Besuchs-, Kunden- und Schulungsdaten
5. Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung (Rechnungen, Mahnwesen, Barkasse)
6. Tägliche Vor- und Nachbereitung der Besprechungsräume – Sauberkeit & Sorgsamkeit
Schulungs- & Veranstaltungsmanagement
7. Kommunikation mit Schulungsinteressent
8. Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen
9. Vorbereitung von Schulungsunterlagen & Räumen
10. Planung & Organisation von Reisen
11. Nachbereitung von Events
Deine Qualifikation
12. Abgeschlossene Ausbildung (kaufmännisch oder vergleichbar) oder Berufserfahrung in Office/Admin-Bereich
13. Hohe Kommunikations- & Organisationsfähigkeiten
14. Spaß an Service, Datenpflege und Multitasking
15. Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
16. Sicherer Umgang mit MS Office/Outlook
17. Idealerweise erste Buchhaltungskenntnisse
18. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
Wir bieten
19. Modernes, attraktives Arbeitsumfeld
20. Eine offene und dynamische Unternehmenskultur
21. Spannende Aufgaben im hochmotivierten Team
22. Vielseitige Entwicklungsperspektiven, Förderung der fachlichen und persönlichen Qualifikation
23. Ein attraktives Vergütungspaket mit Beteiligung am Unternehmenserfolg
24. Flexible Arbeitszeiten und Home-Office Regelung
25. Betriebliche Krankenversicherung und -Altersvorsorge
26. Weitere Benefits wie Fitness, Massage, Yoga, JobRad und mehr
Als Unternehmen sind wir in vielerlei Hinsicht anders und gehen oft unkonventionelle Wege. Flache Hierarchien, Eigenverantwortung und offene Kommunikation schaffen bei uns eine besondere familiäre und freundschaftliche Atmosphäre. In modernster Arbeitsumgebung bis du Teil eines hochmotivierten Teams und internationalen Netzwerks. Wir haben Spaß am gemeinsamen Erfolg.
Wir freuen uns, dich kennenzulernen!