Aufgaben
* Termin- und Postmanagement : Kalender und Kommunikation priorisieren und Informationen für Entscheidungsprozesse bereitstellen
* Meeting-Organisation : Besprechungen planen, koordinieren und mit internen Stakeholders abstimmen
* Protokollführung : Minutes of Meeting (MoM) verwalten und Follow-up-Maßnahmen kommunizieren
* Informationsverteilung : Internen und externen Informationsfluss im Team sicherstellen
* Teamkoordination : Positive Arbeitsbeziehungen fördern und als Moderator innerhalb des Teams agieren
* Allgemeine Büroadministration : Telefon, Veranstaltungsplanung, HR-Anforderungen und Spesenabrechnung bearbeiten
* Logistik : Büromaterial und Reisemanagement für das Team organisieren
* Sustainability : Initiativen zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks (Drucker, Plastik, Abfall) unterstützen
Qualifikation
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (mindestens Berufsausbildung)
* Langjährige Erfahrung im Sekretariat oder Assistenzbereich
* Detailierte Spezialkenntnisse in MS Office und SAP
* Erfahrung mit Google Workspace und Kenntnisse in Appskript sind von Vorteil
* Verhandlungssicheres Deutsch (mind. C1) und versierte Englischkenntnisse
* Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
* Hohe Teamfähigkeit und Erfahrung im internationalen Umfeld
* Eine gültige, uneingeschränkte Arbeitserlaubnis für die Europäische Union (kein Studentenvisum) zwingend notwendig