Prologis is the global leader in logistics real estate. We own, manage and develop high-quality properties in the world’s most vibrant centers of commerce, approximately 72 million square meters in 19 countries. Some of the world’s largest brands (e.g., Amazon, BMW, DHL, FedEx, Pepsi) turn to us because they know an efficient supply chain will make their businesses run better, and a strategic relationship with Prologis will create competitive advantage. As the top ranked U.S. company and sixth overall among the Global 100 Most Sustainable Corporations in the World, we take our global footprint seriously.
Job Title:
Office Manager, Germany
Company:
Prologis
Title: Office Manager Germany
Location: Düsseldorf
Reports to: Executive Assistant
Rollenbeschreibung
Der Office Manager Germany ist verantwortlich für die fachliche Steuerung des Office Managements sowie für den professionellen, reibungslosen und rechtskonformen Betrieb aller deutschen Prologis Region Offices. Die Rolle umfasst die Koordination des operativen Tagesgeschäfts, die Steuerung externer Dienstleister, die Verantwortung für Facility-, Vertrags-, Fuhrpark-, Mobilfunk- und Nebenkostenthemen sowie die Sicherstellung gesetzlicher und organisatorischer Anforderungen. Die erfolgreiche Person muss fließend Englisch und Deutsch sprechen.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Gesamtsteuerung Office Management Deutschland
Fachliche Gesamtverantwortung für die Prologis Region Offices Düsseldorf, Hamburg, München und BerlinSicherstellung einheitlicher Standards, Prozesse und ServicequalitätPriorisierung, Steuerung und fachliche Eskalation von Office- und AdministrationsthemenZentrale fachliche Schnittstelle zu HR, IT, Finance, Legal und externen DienstleisternFacility Management und Sicherheit
Verantwortung für Gebäude, Büroflächen und InfrastrukturSteuerung von Zutrittsprozessen, Schlüsseln, Chips und AlarmanlagenKoordination von Vermietern, Hausverwaltungen und externen DienstleisternOrganisation und Überwachung von Wartungen, Reparaturen, Reinigungs- und SicherheitsleistungenVendor-, Vertrags- und Budgetmanagement
Steuerung und Überwachung aller relevanten Dienstleister und LieferantenVertragsverwaltung inklusive Laufzeiten, Leistungsumfänge und KündigungsfristenRechnungsprüfung und fachliche Freigabe sowie Vendor-Pflege in PeopleSoftSteuerung von SEPA-Lastschriftlieferanten inklusive Rechnungsanforderung, VAT-Compliance und Abstimmung mit Accounts PayableBudgetüberwachung und Kostenkontrolle im Office- und AdministrationsbereichNebenkostenabrechnungen Region Offices
Fachliche Prüfung der jährlichen Nebenkostenabrechnungen für alle deutschen Prologis Region OfficesPlausibilitätsprüfung der abgerechneten Kosten (Flächen, Umlageschlüssel, Zeiträume, Kostenarten)Vergleich der Nebenkosten mit VorjahreswertenKlärung von Rückfragen und Abweichungen mit Vermietern und HausverwaltungenAbstimmung mit Accounts Payable bei UnstimmigkeitenSicherstellung der fristgerechten Rückmeldung und vollständigen DokumentationFirmenfahrzeuge und Fuhrpark (unterstützend)
Operative Unterstützung des HR-Bereichs bei firmenwagenbezogenen ThemenKoordination und organisatorische Unterstützung bei Fahrzeugbestellungen auf Basis der durch HR freigegebenen AnforderungenOrganisation von Fahrzeugübergaben und -Rückgaben in Abstimmung mit HR und den jeweiligen LeasinggebernUnterstützung bei der Terminabstimmung für Reparaturen, Wartungen und WerkstattaufenthalteOperative Ansprechpartnerfunktion für Leasinggeber und Werkstätten bei organisatorischen FragestellungenUnterstützung des HR-Bereichs im Rahmen von Ein- und Austrittsprozessen (z. B. Rückgabeorganisation)Keine Verantwortung für Firmenwagenrichtlinien, Anspruchsprüfung oder vertragliche GrundsatzentscheidungenDie inhaltliche Verantwortung für Firmenwagenrichtlinien, Anspruchsberechtigungen und Vertragsgrundlagen liegt im HR-Bereich.
Mobilfunk und Telekommunikation
Fachliche Verantwortung für die Verwaltung der Vodafone-MobilfunkverträgeKoordination von Neuabschlüssen, Vertragsänderungen und KündigungenAbstimmung mit HR, IT und externen AnsprechpartnernRechtliche und organisatorische Compliance
Koordination gesetzlich erforderlicher Themen zu Arbeitssicherheit, Brandschutz und Erste HilfeOrganisation und Nachverfolgung verpflichtender SchulungenSicherstellung der notwendigen DokumentationSchnittstellenfunktion zum DatenschutzTechnik und Infrastruktur
Verantwortung für Meetingraumtechnik und Videokonferenzsysteme Koordination und fachliche Eskalation technischer Störungen in Zusammenarbeit mit ITSicherstellung der Einsatzfähigkeit der technischen AusstattungUnterstützung, Vertretung und Sonderthemen
Aktive Unterstützung der Leitung Office Management Germany bei Events, Sonderprojekten und bereichsübergreifenden InitiativenSteuerung und Mitarbeit bei Special Projects im Office- und Administrationsumfeld nach AbstimmungLaufende Aufgaben Office Manager Germany
Fachliche Steuerung und Priorisierung laufender ThemenEntscheidungsvorbereitung und fachliche Freigaben bei Facility-, Vertrags-, Budget-, Fuhrpark- und NebenkostenthemenRechnungsprüfung und fachliche FreigabenAbstimmung mit HR, Finance, IT und externen DienstleisternNachverfolgung von Compliance-FristenWhat we offer you:
Independent and proactive environment in which challenging and varied work is encouragedPaid Volunteer Days: Work alongside your team to support initiatives in your local community.International cooperation with colleagues across EuropeAnnual discretionary bonusLaptop and all other necessary equipment required for the roleCommuting allowanceHealth insruance contributionLong term insurance contributionEmployee Assistance ProgramBeverages, snacks, fruit and sweets at the officeOnce off home office budgetTrainingFree parking at every branch#LI-SP1
People First
As a successful global enterprise, Prologis has never lost sight of what matters most - our strong belief that our people are the most important part of our business. And because of that, we provide a generous total rewards package and dedicate both time and resources to leadership development. Our team is intentional about cultivating a culture rooted in diversity, equity, and inclusion so that everyone at Prologis feels a sense of belonging.
Employment Type:
Full time
Location:
Düsseldorf, Germany
Additional Locations:
