Mitarbeiter/-in (m/w/d) Fachverfahrenskoordination Zeitwirtschaft (Verwaltungsinformatiker:in Wirtschaftsinformatiker:in Verwaltungsfachwirt:in o. Ä.) Arbeiten für Potsdam vielseitig, flexibel, bürgernah
Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.
Potsdam wächst und damit auch die Aufgaben in der Verwaltung. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Fachbereich Personal zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit eine/n
Mitarbeiter/in (m/w/d) Fachverfahrenskoordination Zeitwirtschaft Kennziffer: 531.300.08
Ihre Aufgaben Absichern des Funktionsbetriebs des Fachverfahrens (außerhalb der Module Lohn/Reisekosten)
Entwickeln von Arbeitsanweisungen zum Einsatz der Software (u.a. Anleiten der Mitarbeitenden)
Unterstützen bei der Konfiguration der Oberfläche des Portals (z. B. Rollen, Rechte, Parameter Masken/Menüs)
Betreuen der Anwenderinnen und Anwender zu technischen Fragen und im Umgang mit den Modulen/Programmen, inklusive Ermitteln von Lösungen und Einbeziehung des Softwaredienstleisters
Ansprechperson für die Systemadministratoren und Systemadministratorinnen des IT-Bereichs und den Fachverfahrenshersteller
Organisieren von Hotline-Diensten für den Fachbereich Personal und die Gesamtverwaltung (Fehlerbehebung, Havarien, Störungen usw.) und Betreuen im Rahmen des First-Level-Supports)
Konzipieren und Implementieren einer IT-gestützten Personal- und Organisationsarbeit
Unterstützen bei der Einführung und Fortentwicklung von Softwaremodulen der Personalsoftware, wie bspw. Bewerbermodul und Beschäftigtenportal
Bestimmen von Zielen, Programmen, Maßnahmen und Terminen zur Einführung und Entwicklung der digitalisierten Personalsachbearbeitung in Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und Führungskräften im Fachbereich Personal
Zuarbeiten für die Vergaben bei der Softwarebeschaffung
Aufnehmen und Abgleichen der organisatorischen Leistungsprozesse mit den Funktionalitäten der Personalsoftware für eine elektronische Vorgangsbearbeitung
Fortschreitendes Entwickeln von Workflows im Verfahren und Implementieren neuer Prozesse für die Fachverfahren
Umsetzen der Leistungsprozesse im Fachverfahren
Konfiguration, Funktionskontrollen und Plausibilitätsprüfungen der elektronischen Arbeitsprozesse
in Zusammenarbeit mit den zuständigen Sachbearbeitenden im Fachbereich
Erarbeiten, Einführen und Weiterentwickeln von Formularen und Belegen
Vornehmen von Auswertungen aus der Datenbank nach den Anforderungen der User (u.a. Reports, Analysen und Personalstatistiken) sowie Zuarbeiten für Statistiken
Pflegen der elektronischen Rechte-/Nutzerverwaltung in Zusammenarbeit mit der Fachverfahrenskoordination
Überwachen der Funktionalität der Module und Programme
Analysieren von Fehlern und Veranlassen der Behebung dieser
Betreuen des Ticketsystems
Bearbeiten der Zeitwirtschaft und von personalrechtlichen Ansprüchen
Berechnen und Hinterlegen von Zeiterfassungsmodellen sowie Schichtplanungen in der Software sowie Entwickeln und Begleiten von neuen Arbeitszeitmodellen
Überwachen der Zeiterfassung und Fehltageverwaltung
Beraten der Dienstplan- bzw. Arbeitszeitverantwortlichen, Mitarbeitenden/Führungskräften
Ermitteln von Urlaubsansprüchen für Tarifbeschäftigte sowie Beamtinnen und Beamte
Überwachung und Information der Beschäftigten und Beamtenschaft über die Neuermittlung oder Änderung des Urlaubsanspruchs sowie Verjährungsfristen durch unterschiedliche Ereignisse (z.B. Neueinstellung, Beendigung, Elternzeit, Langzeitkrank etc.)
Pflegen und Überwachen der Urlaubsansparkonten der Beamtenschaft
Überwachen der Zusatzurlaubsansprüche nach SGB IX
Begleiten und Anwenden von digitalisierten Prozessen über die Software (z.B. Serienbrieferstellung)
Regelmäßige Plausibilitäts- und Korrekturprüfungen der Zeitbuchungen
Fachliche Anleitung der User und Ermitteln von Schulungsbedarfen sowie Organisieren von Schulungen
Ihr Profil Bachelor-/FH-Abschluss in Verwaltungs-/Wirtschaftsinformatik, Öffentliche Verwaltung, Verwaltungsfachwirt/-in oder vergleichbar
Einschlägige Berufserfahrung im öffentlichen Bereich
Hohe Medienkompetenz, insbesondere im Umgang mit Standardsoftware
Sehr gutes IT-Basiswissen sowie fundierte Kenntnisse zum Aufbau und zur Funktionsweise von IT-Infrastruktur und Fachsoftware sowie auf den Gebieten BDSG, DSGVO, BbgDSG, BSIG, OZG, EGovG, BbgEGovG
Hohe Fachkompetenz im Bereich Zeitwirtschaft (bspw. Urlaubs-/Resturlaubsanspruch) sowie in der Personaleinsatzplanung
Sehr hohe Konfliktfähigkeit und Belastbarkeit, Kommunikations- und Kooperationskompetenz und eine hohe Dienstleistungsorientierung
Unser Angebot Ein attraktives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe E 9b mit einem Bruttomonatsgehalt von 3.566,89 € - 4.429,89 € gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
Eine jährliche Sonderzahlung sowie eine Prämie nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und einen monatlichen Arbeitgeberzuschuss zum ViP-Firmenticket
Ein vielfältiges Aufgabengebiet sowie ein attraktives Arbeitsumfeld
Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. und 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
Bis zu 50 % Mobile Work
Team-Tage und weitere Events
Strukturiertes Einarbeitungsmanagement und eine gute Feedbackkultur
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte bis zum 03.09.2025 online über unser Karriereportal.
Mehr Informationen finden Sie auch im Internet unter: www.potsdam.de/karriere
Die Beschäftigung in Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse grundsätzlich möglich. Die Landeshauptstadt Potsdam fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Diese Stelle ist gleichermaßen für jedes Geschlecht geeignet. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Potsdam als weltoffene Stadt hat ein Interesse an Bewerbungen von Menschen mit interkultureller Kompetenz.