Delphi HR-Consulting GmbH
Unser Mandant ist ein international tätiges Architektur- und Planungsbüro mit klarer gestalterischer Haltung, hoher fachlicher Qualität und einem starken Netzwerk an Standorten in Europa und Asien. Das Unternehmen verbindet architektonischen Anspruch mit professionellen Strukturen und einem kollegialen, offenen Arbeitsumfeld.
Für den Standort in Hamburg suchen wir eine zuverlässige, organisationsstarke Persönlichkeit, die Freude daran hat, den Büroalltag professionell zu koordinieren und als zentrale Ansprechperson für interne und externe Belange zu agieren. Die Position bietet ein vielseitiges Aufgabenfeld in einem anspruchsvollen, kreativen und internationalen Umfeld.
Ihre Aufgaben
In dieser Rolle sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag und unterstützen das Team sowohl organisatorisch als auch administrativ. Sie behalten den Überblick, kommunizieren sicher mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und tragen dazu bei, dass interne Prozesse effizient funktionieren.
Ihre Aufgaben umfassen insbesondere:
* Telefon- und Empfangsmanagement sowie professionelle Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
* Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung der Projektteams
* Bearbeitung von Posteingang und Postausgang sowie Koordination von Kurier- und Paketsendungen
* Organisation von Geschäftsreisen, einschließlich Flug, Hotel, Bahn und Mietwagen
* Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und Geschäftspartnern
* Bestellung, Verwaltung und Nachhaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
* Unterstützung bei internen Abläufen, Veranstaltungen und der Koordination externer Dienstleister
* Pflege von Stammdaten, Übersichten und internen Listen
* Perspektivisch Übernahme weiterer Aufgabenbereiche, abhängig von Interesse und Entwicklung
Ihr Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
* Erste oder mehrjährige Erfahrung im Office Management, Empfang, Assistenzbereich oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion
* Strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
* Ausgeprägte Organisationsfreude sowie Interesse daran, Abläufe sinnvoll zu verbessern
* Freundliches, verbindliches und sicheres Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
* Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Sicherer Umgang mit MS Office
* Serviceorientierung, Diskretion und ein gutes Gespür für Prioritäten im Tagesgeschäft
Ihre Vorteile
* Teilzeitposition mit 15–20 Stunden pro Woche
* Mitarbeit in einem international tätigen Architektur- und Planungsumfeld
* Attraktiver Arbeitsplatz in zentraler Lage in der Hamburger Innenstadt
* Professionelles, kollegiales und aufgeschlossenes Team mit rund 20 Mitarbeitenden am Standort
* Strukturierte Einarbeitung in die internen Abläufe
* Vielseitige Aufgaben mit Entwicklungsmöglichkeiten im Büroalltag
* Kurze Wege, direkte Kommunikation und ein wertschätzendes Miteinander im Team
Kontakt
Bei Fragen steht Martha Glattes unter der Telefonnummer 040 3611 111 43 gerne zur Verfügung. Bewerben Sie sich am besten online oder senden Sie uns Ihre Bewerbung per Mail unter Angabe der Kennziffer HR7029. Absolute Diskretion ist selbstverständlich.